Unternehmen müssen ein gesundes Gewinnniveau aufrechterhalten, und die Einführung strenger Budgetprotokolle in Bezug auf die Ausgaben ist Teil dieses Prozesses. In der Einkaufsabteilung trägt der Beschaffungsanalyst diese Verantwortung. Er oder sie fungiert als Bindeglied zwischen seiner Organisation, der Finanzabteilung der Organisation und den Lieferanten oder potenziellen Lieferanten des Unternehmens. Ein Beschaffungsanalyst ist für die Erstellung und Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien verantwortlich und trägt zur allgemeinen Finanzstrategie der Organisation bei. Die Bewertung potenzieller und etablierter Lieferanten ist ebenso Teil dieses Prozesses wie die Verhandlung von Vereinbarungen und Preisen zur Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Lieferungen.
Ein Beschaffungsanalyst wird häufig Informationsanfragen (RFIs) ausfüllen, die in einem Bewertungstool verwendet werden, um Daten zu sammeln, die die Stärken und Fähigkeiten potenzieller Anbieter genau einschätzen und alle Schwächen aufdecken, die sich auf die organisatorische Finanzstrategie des Analysten auswirken könnten. Darüber hinaus kann er oder sie auch Requests for Proposal (RFPs) vorbereiten, in denen Anbieter aufgefordert werden, Angebote für Dienstleistungen, Waren oder Lieferungen einzureichen, um die Unternehmensziele zu unterstützen. Nach dem Sammeln der Daten in den RFIs und RFPs analysiert er oder sie die verfügbaren Informationen, um Entscheidungen bezüglich der Anbieter zu treffen, und entscheidet sich normalerweise für die Auswahl eines oder mehrerer Anbieter für den Vertrag.
Die Verhandlung ist die nächste Phase des Prozesses, in der der Beschaffungsanalyst mit den ausgewählten Anbietern die Bedingungen der Vereinbarung aushandelt. Dieser Prozess konzentriert sich in der Regel auf die Dokumentation klarer Erwartungen beider Parteien sowie auf die Festlegung endgültiger Preisstrukturen. Darüber hinaus trägt der Beschaffungsanalytiker häufig die Verantwortung für den Entwurf und die Verlängerung aller Verträge zwischen seiner Organisation und ihren Lieferanten. Endgültige Verträge müssen alle in der Vereinbarung artikulierten Richtlinien und Bestimmungen enthalten, einschließlich, aber nicht beschränkt auf gekaufte Waren und Dienstleistungen, Vertragsdauer, erwartete Zeitrahmen für die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen, Erwartungen in Bezug auf Qualität und Quantität und klare Zahlungsbedingungen.
Der Aufbau einer Arbeitsbeziehung mit dem Anbieter ist von entscheidender Bedeutung, und sobald der Beschaffungsanalyst etabliert ist, wird er seine Datenanalysefähigkeiten nutzen, um die Bedingungen und die Leistung des Anbieters mit Marktdaten zu vergleichen. Die Analyse aktueller Markttrends und die Prognose der zukünftigen Leistung von Waren und Dienstleistungen auf dem freien Markt liefern relevante Daten, die bei der Empfehlung von Einkaufsstrategien verwendet werden, die mit den finanziellen Zielen des Unternehmens übereinstimmen. Daher wird ein Beschaffungsanalyst viel Zeit damit verbringen, Rohdaten in Informationen zu übersetzen, die für Entscheidungen verwendet werden können.