Software für die Geschäftsprozessmodellierung ist teuer in der Anschaffung und erfordert Schulung, Zeit und Aufwand für die Implementierung. Die Software muss der Organisation mehrere Jahre dienen. Die Nutzung der Software wirkt sich auf den Geschäftsprozess der Organisation aus. Es ist wichtig, dass Unternehmen ihre technischen, funktionalen und Supportanforderungen sorgfältig bewerten und die Angebote verschiedener Anbieter von Geschäftsprozessmodellierungssoftware vergleichen, um denjenigen auszuwählen, der den besten Wert bietet.
Eine Organisation möchte möglicherweise zunächst ein Evaluierungsteam für Software für kleine Geschäftsprozesse einrichten, um die Bedürfnisse der Organisation zu ermitteln und eine Angebotsanfrage (RFP) zu entwickeln. Das Team kann aus dem Management und Mitarbeitern bestehen, die in den Bereichen, die von der Software betroffen sind, über unterschiedliche Fachkenntnisse verfügen. Ein von diesem Team erstelltes RFP kann an einige ausgewählte Anbieter gesendet werden, die in der Lage zu sein scheinen, die Anforderungen des Unternehmens zu erfüllen.
Das Evaluierungsteam prüft die Funktionen und Funktionen der Software und vergleicht diese mit den Anforderungen des Unternehmens. Die Typen und Formate der produzierten Modelle werden wichtig sein. Die Fähigkeit, Code aus den Modellen für die Entwicklung von Softwareanwendungen zu generieren, kann in manchen Situationen kritisch sein. Sollen Prozessmodelle in der Softwareentwicklung verwendet werden, müssen die vom neuen System generierten Modelle kompatibel sein. Andere Funktionen, die bewertet werden können, umfassen Berichterstellung, Dokumentenverwaltung, Formularerstellung, Geschäftsregel-Engines und Benutzerverwaltung.
Ein Business Process Server ist eine spezielle Software, die die Möglichkeit bietet, die Prozessmodelle bei der Gestaltung von Workflows zu verwenden. Technologie und Menschen interagieren mit den Workflows, um ihre Aktivitäten zu verwalten. Wenn diese Funktionalität benötigt wird, kann dies die Softwarebewertung beeinträchtigen.
In einigen Fällen muss die Modellierungssoftware bestimmte Industriestandards erfüllen, wie z. B. Business Process Modeling Notation. Informelle Standards können dazu führen, dass bestimmte Softwareprodukte zur Modellierung von Geschäftsprozessen in bestimmten Branchen gut akzeptiert werden. Das Evaluierungsteam möchte möglicherweise Software berücksichtigen, die in seiner Branche erfolgreich implementiert wurde.
Software-Support, sowohl während der Implementierung als auch nach der Installation, kann ein wichtiger Aspekt sein. Software zur Geschäftsprozessmodellierung kann komplex zu implementieren und zu warten sein. Das Evaluierungsteam möchte feststellen, ob die Unterstützung eines Softwareanbieters für die Anforderungen des Unternehmens angemessen ist.
Einige Unternehmen können bestimmte Software unverändert verwenden, während andere sie möglicherweise anpassen müssen. Das Evaluierungsteam sollte prüfen, ob eine Anpassung erforderlich ist, um die Anforderungen der Organisation zu erfüllen. Die Anpassung erhöht die Kosten im Voraus und kann in Zukunft beim Upgrade die Kosten erhöhen. Im Allgemeinen ist es kostengünstiger, die Anpassung von Software zu vermeiden.
Die Kosten der Software werden ein wichtiger Aspekt sein. Dies sollte nicht nur im Hinblick auf die Anschaffungskosten bewertet werden, sondern sollte auch die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen. Einige Faktoren der Lifetime-Kosten können Sitzlizenzen, Wartung, Anpassungen und jährliche Lizenzverlängerungen umfassen.
Die Wahl der besten Software zur Geschäftsprozessmodellierung kann dem Unternehmen helfen, seinen Return on Investment (ROI) zu verbessern. Software zur Geschäftsprozessmodellierung ermöglicht es der Organisation, ihren aktuellen Geschäftsprozess zu erfassen und abzubilden. Wenn eine Initiative zur Neugestaltung von Geschäftsprozessen durchgeführt wird, kann dies zu einer Geschäftsprozessoptimierung führen. Software zur Geschäftsprozessmodellierung ist eine Schlüsselkomponente des Geschäftsprozessmanagements, das auch die Geschäftsprozessabbildung und die Geschäftsprozessüberwachung umfasst.