Eine Business Process Outsourcing (BPO)-Konferenz präsentiert Informationen, die für Unternehmen von Interesse sind, die Teile ihrer Geschäftstätigkeit auslagern möchten, und bringt Käufer und Verkäufer von Dienstleistungen auf einem offenen Marktplatz zusammen. Es gibt eine Reihe dieser Arten von Konferenzen, die auf der ganzen Welt stattfinden. Einige werden von Handelsgruppen organisiert, die das Outsourcing fördern, und andere von Regierungsbehörden, die versuchen, die Vorzüge der Unternehmen und des Arbeitsmarktes ihres Landes zu preisen und das Verfahren für die Niederlassung ausländischer Unternehmen zu erläutern.
Operativ funktioniert eine BPO-Konferenz wie jede andere Fachkonferenz. Die Veranstaltung findet in einem Kongresszentrum oder einem anderen großen Tagungs- und Ausstellungsraum statt. Konferenzorganisatoren sorgen dafür, dass verschiedene Arten von Ressourcen im Zusammenhang mit der Outsourcing-Branche an einem Ort zusammengeführt werden. Die Konferenz wird an Unternehmen vermarktet, die daran interessiert sind, Outsourcing-Optionen zu erkunden, normalerweise im Laufe eines Jahres. Interessenten melden sich im Voraus für die Veranstaltung an und verbringen nach ihrer Ankunft durchschnittlich zwei oder drei Tage mit einer Reihe von organisierten Aktivitäten.
Die Outsourcing-Branche unter dem neuen Weltwirtschaftsparadigma, die durch technologische Fortschritte und den Zugang zum Internet die Arbeitsmärkte in Entwicklungsländern geöffnet hat, befindet sich noch in den Anfängen. Erst im ersten Jahrzehnt des 21. Jahrhunderts wurden einige der innovativeren BPO-Projekte entwickelt und das Offshore-Outsourcing ist so weit gereift, dass echte Auswirkungen festgestellt werden können. Folglich konzentriert sich eine BPO-Konferenz oft auf Expertenvorträge und Umsetzungsbeispiele, die dazu dienen, die Teilnehmer darüber aufzuklären, was im Outsourcing funktioniert und was nicht.
Bei einer typischen BPO-Konferenz hält ein Branchenexperte eine Grundsatzrede, um die Veranstaltung zu eröffnen. Es folgt eine Agenda mit Präsentationen und Workshops, die sich auf strategische und operative Themen im Outsourcing konzentriert, oft unter Verwendung von Fallstudien und Testimonials. Die Teilnehmer werden oft ermutigt, ihre Erfahrungen zu teilen und Fragen zu stellen. Nach den formellen Informationsveranstaltungen gibt es Networking-Empfänge, die die Teilnehmer ermutigen, mit Kollegen zu interagieren und wertvolle Kontakte zu knüpfen.
Der vielleicht wichtigste Teil der BPO-Konferenz ist der Handelsmarktplatz. BPO-Anbieter sind eingeladen, im Rahmen des Programms ihre Dienstleistungen vorzustellen und mit den Teilnehmern zu interagieren. Zum Beispiel ordnet eine beliebte Konferenz BPO-Anbieter in Pavillons nach Ländern an. Wenn ein Unternehmen also beispielsweise nach Indien auslagern möchte, werden alle Optionen zusammengefasst. Dies erleichtert es einem Unternehmen, Informationen von einer Vielzahl von Dienstleistern zu sammeln, Angebote zu vergleichen und Fragen gleichzeitig zu stellen.