Die verschiedenen Arten von Workflow-Aufgaben werden nach der Phase geordnet, in der sich ein Projekt befindet. Workflow-Aufgaben werden in der Regel danach organisiert, was für das Projekt zu tun ist, einschließlich Entwurf, Datenbestätigung, Implementierung, Qualitätsprüfungen sowie Tests und Abschluss. Projektmanagement-Software hilft zu erkennen, in welcher Phase sich ein Projekt befindet, welche Aufgaben erledigt werden müssen, wer für bestimmte Workflow-Aufgaben verantwortlich ist und wie der Übergabeprozess abläuft.
Design und Präsentation sind normalerweise die ersten Workflow-Aufgaben. Wenn sich ein Projekt in der Anfangsphase befindet, werden Informationen gesammelt, um seine Parameter und das gewünschte Ergebnis zu bestimmen. Spezifikationen und Optionen werden an dieser Stelle untersucht. Ein Beispiel wäre der Verkauf von Sprach- und Datentelefonleitungen.
In diesem Szenario würde ein Kundenbetreuer oder Vertriebsmitarbeiter mit dem Kunden zusammenarbeiten, um festzustellen, nach welcher Art von Service er möglicherweise sucht. Der Vertriebsmitarbeiter verhandelt dann bestimmte Produkttypen, die den Bedürfnissen des Kunden entsprechen, und erstellt ein Datenblatt mit diesen Spezifikationen. Eine Bestellung wird zu einem Projekt, das an ein Service- und Fulfillment-Team übergeben wird, das die Informationen überprüft und die technischen Aspekte der Anfrage bearbeitet.
Die zweite Stufe von Workflow-Aufgaben wird manchmal als Datenbestätigung oder Spezifikation bezeichnet. Projektanfragen werden geprüft, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der Unternehmensrichtlinien liegen und die Anforderungen für die Umsetzung erfüllen. Wenn ein Kunde beispielsweise einen Service anfordert, der in seiner Region nicht verfügbar ist, kann das Projekt nicht durchgeführt werden. Bei einigen Projekten können Kundenkontakt- und Rechnungsinformationen überprüft werden, um den Implementierungsprozess zu erleichtern, der die Zusammenarbeit von Drittanbietern beinhalten kann.
Die Umsetzung umfasst die Zusammenarbeit mit verschiedenen Abteilungen und einzelnen Ansprechpartnern, die für unterschiedliche Projektdetails verantwortlich sind. Während dieser Phase wird normalerweise eine Überwachung durchgeführt, um sicherzustellen, dass Meilensteintermine eingehalten werden. Zwischen den verschiedenen beteiligten Personen müssen möglicherweise Eskalationen und Fehlerbehebungen stattfinden, um Probleme zu lösen, die das Projekt möglicherweise behindern.
Eine andere Art von Workflow-Aufgabe ist das Testen und die Qualitätskontrolle. Sobald die Details eines Projekts abgeschlossen sind, werden oft Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Im Beispiel einer Sprachtelefonleitung testen der Kunde und die Anbieter nach der Installation des Dienstes die Leitung, um sicherzustellen, dass sie wie angegeben funktioniert.
Die Projektabschlussphase wird auch als Workflow-Aufgabe betrachtet. Während dieser Zeit können Berichte verfasst und analysiert werden, was gut gelaufen ist. Während der Fertigstellung können auch Verbesserungsvorschläge gemacht werden. Das Projekt wird in der Regel als abgeschlossen markiert, wenn es erfolgreich getestet wurde.