Das Schreiben eines Aufgabenmanagementplans beinhaltet das Setzen von Zielen, das Auflisten von Prioritäten, die Planung und die Entwicklung alternativer Pläne, um mit unvorhergesehenen Störungen umzugehen. Jeder Bereich des Plans sollte klar definiert sein, um eine Blaupause für Aktivitäten zu bieten, um Fristen einzuhalten und die zugewiesene Arbeit abzuschließen. Ein Aufgabenmanagementplan kann eine Dokumentation des Fortschritts bei jedem Schritt eines Projekts beinhalten, um zu bewerten, ob die Ziele erreicht werden. Es sollte auch die benötigten Ressourcen bestimmen und die Berichterstattung über die Ergebnisse ermöglichen.
Der erste Schritt beim Schreiben eines Aufgabenmanagementplans definiert die Arbeit, die Aufmerksamkeit erfordert. Es legt auch Zeitpläne für jede Aufgabe nach Tag, Woche oder Monat fest. Der Zielsetzungsteil des Plans beschreibt, welche Aufgaben in jedem Zeitraum erledigt werden sollen. Diese Liste der Erwartungen kann einen Abschnitt über Probleme enthalten, die Fristen beeinträchtigen könnten, und wie diese Probleme behandelt werden können.
Eine Prioritätenliste hält ein Projekt normalerweise organisiert und gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, Aufgaben zu bestimmen, die sofortiger Aufmerksamkeit bedürfen. Dringende Aufgaben definieren Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen, wie z. B. der Umgang mit Telefonanrufen und Besuchern, die vorbeikommen. Wichtige Aufgaben können die Planung eines bevorstehenden Meetings oder einer Präsentation mit Auswirkungen auf das Unternehmen sein. In einer Krisensituation können als dringend und wichtig angesehene Arbeitsplätze entstehen. Zu den unwichtigen Aufgaben gehören normalerweise Besuche bei Kollegen oder die Erledigung persönlicher Geschäfte während der Arbeit.
Die Planung jeder Aufgabe stellt eine weitere Komponente beim Schreiben eines Aufgabenverwaltungsplans dar. Für jeden Job, der für den Abschluss des gesamten Projekts erforderlich ist, sollten Zeitpläne erstellt werden. Diese Zeitpläne sollten realistisch sein und die verfügbaren finanziellen und personellen Ressourcen berücksichtigen. Die Ressourcen können je nach Projekt und innerhalb der Budgetbeschränkungen variieren. Ein Aufgabenmanagementplan sollte die benötigten Ressourcen analysieren und feststellen, ob das Unternehmen bereit ist, in Ressourcen zu investieren, um Fristen einzuhalten.
Backup-Pläne können entwickelt werden, um unerwartete Probleme zu lösen, die auftauchen. Aufgabenmanagementpläne sollten alternative Strategien für den Umgang mit unvorhergesehenen Ereignissen vorsehen. Diese alternativen Pläne bereiten die Mitarbeiter darauf vor, Probleme schnell zu bearbeiten, ohne dass Ziele neu definiert oder neue Prioritäten gesetzt werden müssen.
Sobald der Aufgabenverwaltungsplan geschrieben ist, sollte er mit Kollegen geteilt werden, die gemeinsam an dem Projekt arbeiten. Wenn der Plan die Delegation von Arbeitsplätzen an verschiedene Mitarbeiter oder verschiedene Abteilungen innerhalb der Organisation vorsieht, können diese Fragen durch Besprechung des Plans geklärt werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle nach dem gleichen Muster arbeiten, um die Ziele zu erreichen.
Der letzte Schritt bei der Erstellung eines Aufgabenverwaltungsplans umfasst eine Methode zur Verfolgung des Fortschritts, insbesondere bei großen Projekten, die in Teilaufgaben unterteilt sind. Durch die Überwachung des Fortschritts können Vorgesetzte Bereiche identifizieren, die mehr Ressourcen benötigen, um den Job auf Kurs zu halten. Sie können auch Schwachstellen nach Abteilung oder Mitarbeiter entdecken, in denen sich die Arbeit festsetzt.