Der beste Weg, mobile Assets zu verfolgen, ist die Verwendung geeigneter Inventarverwaltungskontrollen und automatisierter Computerinventaranwendungen. Dieser Prozess erfordert die Prüfung und Dokumentation von Anlagen, einschließlich der Kennzeichnung jedes Geräts mit Identifikationsetiketten. Diese Tags verwenden eine eindeutige Nummer für jedes Asset. Die Nummer sollte in eine mobile Asset-Tracking-Anwendung eingegeben werden, wo sie aufgezeichnet und für zukünftige Audits verfolgt werden kann.
Einer der wichtigsten Tipps für das mobile Asset-Tracking ist das richtige Tagging und Markieren des Asset-Inventars. Dadurch wird sichergestellt, dass neu gekauftes Inventar den Mitarbeitern des Unternehmens zugewiesen wird. Wenn ein neues Gerät gekauft wird, sollte es sofort mit einer Identifikationsnummer versehen werden. Wenn das Gerät einer Person zugewiesen wird, sollten Datum und Name der zugewiesenen Person mit der Identifikationsnummer in einem Asset-Tracking-System verfolgt werden.
Ein mobiles Asset-Tracking-System sollte spezielle Radio Frequency Identification Tags (RFID) verwenden, um Geräte zu verfolgen. Dies ist ein elektronischer Strichcode-Tag, der es Computern ermöglicht, die Identifikationsnummer mit elektronischen Scannern zu lesen. RFID-Technologie wird in den meisten Einzelhandelsgeschäften verwendet, um Waren an Kassen zu lesen und aufzuladen.
Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass bei neu gekauften Geräten ordnungsgemäße Inventarisierungsverfahren befolgt werden. Jedes Mal, wenn ein neues Asset gekauft wird, sollte es verfolgt und in einem sicheren Bereich aufbewahrt werden, der von einem Geräteverwahrer verwaltet wird. Diese Produkte sollten sofort mit einer Identifikationsnummer versehen und in einem sicheren Aufbewahrungsraum für Geräte aufbewahrt werden.
Es ist wichtig, einen einheitlichen Standort für Identifikations-Tags auf allen mobilen Assets zu haben. Normalerweise ist der beste Ort, um ein Identifikationsetikett auf Mobilgeräten anzubringen, im Batteriefach. Dadurch wird sichergestellt, dass sich das Etikett an einer unauffälligen Stelle befindet und schwer zu entfernen ist. Die Verwendung eines einheitlichen Standorts erleichtert zukünftigen Prüfern das Auffinden und Aufzeichnen der Identifikationsnummer für jeden Vermögenswert.
Eine effektive Nachverfolgung von mobilen Assets erfordert eine jährliche Überprüfung der Ausrüstung. Dies ist eine Gelegenheit, um zu überprüfen, ob die Assets der richtigen Person im Tracking-System zugewiesen sind und sicherzustellen, dass alle Geräte betriebsbereit sind. Die meisten Unternehmen planen während der Steuervorbereitungssaison Bestandsprüfungen, um sicherzustellen, dass der Prozess einmal im Jahr stattfindet.
Wenn mobile Assets defekt oder kaputt sind, werden sie normalerweise durch neue Geräte ersetzt. Während dieses Austauschvorgangs sollte das Asset im mobilen Asset-Tracking-System als entsorgt gekennzeichnet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass das Inventarsystem für die jährlichen Audits gepflegt und genau ist.