Sie können eine Gap-Analyse durchführen, indem Sie anhand eines Erfolgsmaßes einen aktuellen Status ermitteln, über einen zukünftigen Erfolg entscheiden und die Schritte ermitteln, die erforderlich sind, um dorthin zu gelangen. Die Analyse wird häufig im geschäftlichen Kontext als Teil des strategischen Planungsprozesses verwendet. In jedem Kontext ist die Gap-Analyse letztendlich eine Möglichkeit, die tatsächliche Leistung mit der potenziellen Leistung zu messen. Sobald die Leistungslücke definiert ist, wechselt die Funktionsanalyse zu den verschiedenen Ansätzen, um die Lücke zu schließen.
Die Gap-Analyse kann auf ein Unternehmen als Ganzes, eine bestimmte Abteilung, ein Produkt oder einen Prozess angewendet werden. Es kann in jedem gewöhnlichen Geschäftskontext verwendet werden oder in jedem Kontext, in dem Verbesserungspotenzial eine Standardmaßnahme ist. Beispielsweise kann ein Unternehmen die aktuelle Marktdurchdringung eines Produkts im Vergleich zu einer gewünschten zukünftigen Durchdringung analysieren. Im Vergleich dazu kann eine Schule den Erfolg des laufenden Betriebs anhand von Benchmarks analysieren, die die Schule erfüllen muss, um bestimmte Standards zu erreichen.
In jedem Fall besteht der erste Schritt bei der Durchführung einer Lückenanalyse darin, das Leistungsmaß festzulegen. Ein Unternehmen kann jede messbare Statistik wie Rentabilität, Marktanteil oder Umsatz verwenden. Schulen können akademische Messgrößen wie standardisierte Testergebnisse, Abschlussquoten oder Leistungsniveaus in Mathematik und Lesen verwenden. Das Leistungsmaß dient dazu, den Ist-Zustand oder den Ist-Zustand zu ermitteln.
Der nächste Schritt bei einer Gap-Analyse besteht darin, einen Zeitraum festzulegen, über den die Veränderungen gemessen werden. Beispielsweise kann ein Unternehmen die Bruttogewinnmarge als Leistungskennzahl verwenden. Es entscheidet dann, wie viele Jahre in die Zukunft es die potenzielle Leistung projizieren möchte. Diese Zeitspanne wird für jede Situation spezifisch sein. Für ein Unternehmen kann es vom Lagerumschlag des Unternehmens abhängen, während eine Schule ein akademisches Jahr oder eine von einem Leitungsgremium festgelegte Zeitspanne verwenden könnte.
Drittens, bestimmen Sie, welches Leistungsniveau Sie bis zum Ende der Zeitspanne erwarten. Der Unterschied zum bloßen Setzen von Zielen und Zielsetzungen im Vakuum des Wunschdenkens ist eine strategische Analyse der Wettbewerbswahrscheinlichkeit. Eine Gap-Analyse ist nur relevant, wenn Sie zunächst feststellen, dass ein bestimmter zukünftiger Zustand auf Grundlage der Marktbedingungen vernünftigerweise erreichbar ist oder auf Grundlage etablierter Standards erreichbar sein sollte. Es geht von der Prämisse aus, dass es betriebliche Mängel gibt, die korrigiert werden müssen, oder Geschäftsmöglichkeiten, die noch erforscht werden müssen.
Identifizieren Sie zuletzt die Schritte, die erforderlich sind, um die Lücke zu schließen. Diese Schritte fallen im Allgemeinen entweder in die strategische oder taktische Kategorie. Beispielsweise konzentriert sich ein strategischer Plan zur Schließung einer Lücke beim Produktmarktanteil auf Theorien der Marktentwicklung, Marktdurchdringung und Diversifizierung. Ein taktischer Plan konzentriert sich auf bestimmte Aktivitäten, wie z. B. das Ändern des Preispunkts, die Durchführung einer Werbeaktion oder die Platzierung des Produkts in neuen Verkaufsstellen.