BPO-Tools sind weniger physische Gegenstände als vielmehr Dienste, die von Dritten angeboten werden. Unternehmen können bestimmte Geschäftsprozesse an einen Dritten auslagern, sodass dieser die Aktivität gegen eine bestimmte Gebühr ausführen kann. Erstens können BPO-Tools entweder vertikal oder horizontal sein. Vertikale Werkzeuge erfordern eine Aktivität von Anfang bis Ende; horizontale Werkzeuge vervollständigen korrelierte Aktivitäten aus zwei verschiedenen Aktivitäten. Häufig ausgelagerte Aktivitäten können Personalbeschaffung, Verkauf, Beschaffung oder Buchhaltung sein.
Jede Aktivität in einem Unternehmen umfasst in der Regel zahlreiche Aufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge angeordnet sind. Vertikale BPO-Tools übernehmen jede dieser Einzelaufgaben, um die Tätigkeit eines Unternehmens vollständig zu erfüllen. Die Beschaffungsaktivität kann beispielsweise Aufgaben wie Lieferantenidentifizierung und -auswahl, Ressourcenprüfungen, Auftragserteilung und Wareneingang sowie Zahlung umfassen. All diese Aufgaben erledigt das Outsourcing-Unternehmen im Rahmen des vertikalen Outsourcing-Prozesses. Andere Aktivitäten haben Schritte, die auf diese Weise fallen, obwohl sich die Aufgaben speziell auf die Aktivität beziehen.
Horizontale BPO-Tools ermöglichen es einem ausgelagerten Unternehmen, bei der Erledigung von Aufgaben über mehrere Aktivitäten hinweg zu arbeiten. Die Buchhaltung ist eine gängige Tätigkeit, die normalerweise unter den horizontalen BPO-Prozess fällt. Zum Beispiel ist die Verkaufsabteilung oft dafür verantwortlich, Zahlungen von Kunden einzuziehen. Die Beschaffungsabteilung fordert die Zahlung für Lieferanten an, die Waren an das Unternehmen liefern. Wenn das Outsourcing-Geschäft diese beiden Aufgaben im Rahmen der Buchhaltungstätigkeit übernimmt, handelt es sich um horizontales BPO.
Außerhalb jeder dieser Arten von BPO-Tools ist die Dateneingabe oder der Kundenservice die am häufigsten ausgelagerte Aktivität. Dateneingabeaktivitäten sind in der Regel allgemeine Aufgaben, die den Einsatz von ungelernten Arbeitskräften erfordern. Unternehmen können diese Aktivitäten auslagern, um Zeit, Kapital und Aufwand für den Aufbau der Gehaltsabrechnung und die Wartung von Einrichtungen für die Arbeit der Mitarbeiter zu sparen. Call-Center-Dienste sind eine ähnliche Aufgabe, die aus den gleichen Gründen ausgelagert wird. Ohne die Technologie, die Einrichtungen oder die Fähigkeit, große Mengen an Kundenaufträgen oder -anfragen zu bearbeiten, sind BPO-Tools der richtige Weg für diese Aktivität.
Wenn ein Unternehmen nach Outsourcing-Unternehmen sucht, bieten BPO-Tools eine Vielzahl von Optionen. Ein Unternehmen kann beispielsweise einen lokalen oder internationalen Outsourcing-Partner auswählen. Outsourcing-Unternehmen können mehrere Dienste anbieten, wie z. B. Anrufservice, Fulfillment und Mailer-Werbung. Unternehmen können sich dafür entscheiden, Dienstleistungen mit einem Outsourcing-Unternehmen zu bündeln oder die Aktivitäten zu trennen. Es dauert in der Regel einige Zeit, die verfügbaren Tools beim Outsourcing von Aktivitäten zu recherchieren.