Die Projektplanung bietet einem Unternehmen verschiedene Schritte, die bei der Einleitung eines Großbetriebs zu befolgen sind. Obwohl nicht alle Unternehmen einen Projektplanungsprozess durchlaufen, sind die Schritte für viele Projekttypen gleich. Die ersten Schritte umfassen oft die Erstellung eines Ressourcenplans und die Durchführung einer Risikobewertung, gefolgt von der Kommunikation des Plans an die erforderlichen Abteilungen, der Bestätigung von Lieferanten und der Beschaffung der erforderlichen Artikel. Unternehmen können jeden Schritt abwechseln, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden. Nach Abschluss der Projektplanungsphase beginnt das Unternehmen mit der Projektdurchführung und -steuerung.
Ein Ressourcenplan in der Projektplanung hilft Eigentümern und Managern herauszufinden, welche Elemente für den Abschluss von Projekten erforderlich sind. Zu den allgemeinen Ressourcen gehören direkte Materialien, Arbeit und Gemeinkosten. Dieser Schritt erfordert, dass das Managementteam eines Unternehmens bewertet, was es zur Verfügung hat und was es für den Start und den Abschluss des Projekts benötigt. Auch die Kostenanalyse ist Teil dieses Plans. Das Identifizieren mehrerer Quellen für benötigte Assets startet den Projektprozess.
Die Risikobewertung hilft einem Unternehmen, die potenzielle Belohnung gegenüber den möglichen Nachteilen eines Projekts zu bestimmen. Risiken können finanzieller, betrieblicher, ökologischer oder anderer Art sein. Unternehmen betrachten jeden Faktor und bestimmen die Stärke jedes einzelnen; sie bestimmen auch die Hierarchie jedes Risikofaktors. Nachdem sie alle Risiken in der Projektplanungsphase überprüft haben, entscheiden Eigentümer und Manager, ob der Nutzen – die finanzielle Rendite – höher ist als die Kosten aller Risikofaktoren zusammen. Nicht alle Risikofaktoren wirken sich auf jedes Projekt gleich oder überhaupt aus.
Sobald Unternehmen ein Projekt ausgewählt und festgestellt haben, dass es ein akzeptables Risiko birgt, teilen sie den Plan den erforderlichen Abteilungen mit. Dies bringt mehr Personen in die Projektplanungsphase. Unternehmen nutzen diese zusätzlichen Arbeitskräfte und Mitarbeiter, um die beste Implementierungsmethode zu ermitteln. Dieser Schritt beginnt auch mit der Kontaktaufnahme mit Lieferanten und der Suche nach den erforderlichen Ressourcen für den Abschluss des Projekts. Änderungen oder Anpassungen an Plänen können erforderlich sein, um den aktuellen Geschäftstätigkeiten des Unternehmens gerecht zu werden.
Die Bestätigung der Lieferanten steht gegen Ende der Projektplanungsphase. Nachdem ein Unternehmen eine Vorstellung von der Qualität und Quantität der benötigten Ressourcen hat, bestätigt es, welche Lieferanten den Bedarf des Unternehmens decken können. Großprojekte können den Einsatz von Exklusivverträgen erfordern, um ein stabiles Ressourcenniveau aufrechtzuerhalten. Auch hier kann es möglich sein, Preisrabatte aufgrund von Mengen oder anderen Faktoren auszuhandeln.
Die letzte Phase der Projektplanung ist die Beschaffung der für das Projekt benötigten Artikel. Dazu gehören Bestellungen, Warenannahme und Qualitätskontrolle. Die Beschaffung läuft oft unbefristet für das Projekt. Dies erfordert einen wiederholbaren Beschaffungsprozess. Ein Unternehmen kann je nach Bedarf sein bestehendes System nutzen oder eine Niederlassung gründen, um Waren zu bestellen und zu empfangen.