Enterprise Content Management ist ein Softwareprodukt, das schriftliche Dokumente verwaltet. Diese Art von Software findet man am häufigsten in großen Unternehmen oder Institutionen. Der Bedarf an dieser Art von Software wuchs aus der Verwendung von Textverarbeitungsprogrammen zur Entwicklung von Inhalten und der Notwendigkeit, diesen Prozess mit einer großen Anzahl von Redakteuren und Mitwirkenden zu verwalten.
Es gibt zwei Klassen von Enterprise-Content-Management-Lösungen: Website-Content-Management und Geschäftsprozess-Content-Management. Beide Klassen bieten eine Reihe von Standardfeatures und -funktionen zur Verbesserung der Verwaltung von Dokumenten, Bearbeitung, Versionierung und Genehmigungen. Die tatsächliche Umsetzung dieser Konzepte unterscheidet sich zwischen den beiden Optionen. Dies hat Auswirkungen auf die Transparenz und die Geschäftsprozesse, die für die Nutzung dieser Systeme erforderlich sind.
In einem Website-Enterprise-Content-Management-System wird das Ergebnis des Workflows auf der Website des Unternehmens veröffentlicht. Alle Dokumente, Entwürfe und Versionen werden auf einem Webserver gespeichert und gepflegt. Um auf dieses System zuzugreifen, gehen Benutzer ins Internet und greifen auf die Website des Unternehmens zu. Sie geben einen Benutzernamen und ein Passwort ein, um die Inhalte anzuzeigen, für deren Erstellung, Bearbeitung und Genehmigung sie verantwortlich sind.
Jedes Dokument, das auf der Website veröffentlicht werden soll, muss in diesem System erstellt werden. Der Artikelverfasser sendet ihn dann zur Bearbeitung an das Team. Verschiedene Benutzer können auf das Dokument zugreifen, ihre Änderungen bearbeiten und speichern. Die Software verfolgt die von jeder Person vorgenommenen Änderungen und hält die Versionen in der richtigen Reihenfolge.
Am Ende des Bearbeitungsprozesses wird das Dokument dem Genehmiger zur Prüfung vorgelegt. Der Genehmiger überprüft die endgültige Entwurfsversion und kann alle Änderungen und Änderungen sehen, die und von wem vorgenommen wurden. Nach Genehmigung wird das Dokument auf der Website veröffentlicht.
Das Geschäftsprozess-Enterprise-Content-Management-System ist auf einem vernetzten Dokumentenserver eingerichtet und befindet sich hinter der Unternehmensfirewall. Der Zugang wird basierend auf Ihrer Position und Ihrem Verantwortungsniveau gewährt. In dieser Umgebung werden die Dokumente alle in einer Textverarbeitungssoftware gespeichert, sodass Benutzer vorhandene Tools einfach nutzen können, um die Anforderungen zu erfüllen.
Die Dokumente können vorlagen- oder formularbasiert sein und werden in einem gemeinsamen Repository gespeichert. Benutzer greifen auf die Vorlagen zu und aktualisieren sie bei Bedarf. Nach Abschluss werden die Dokumente in das freigegebene Verzeichnis gebucht und eine Benachrichtigung an die nächste Person im Geschäftsprozess gesendet. Sie prüfen und bearbeiten das Dokument nach Bedarf. Nach Abschluss wird das Dokument genehmigt und es können keine weiteren Änderungen vorgenommen werden.