In der Wirtschaft ist ein Projektauftrag ein Dokument, das ein Projekt definiert und die Genehmigung dafür darstellt. Es legt die Kernziele, die Werte und die Absicht des Projekts fest. Dadurch wird sichergestellt, dass sich alle Beteiligten über Zweck und Umfang des Projekts einig sind, was Verwirrung im Projektverlauf verhindert. Obwohl eine Projektcharta möglicherweise nicht gesetzlich vorgeschrieben ist, ist sie ein wertvolles Instrument, das von Projektplanern und anderen interessierten Parteien verwendet wird, um das Projekt organisiert und fokussiert zu halten.
Hat ein Unternehmen in der Vergangenheit Projektcharta verfasst, können Planer eine alte Projektcharta als Vorlage verwenden, falls nicht, stehen Vorlagen sowohl online als auch in Businessplanungsbüchern und Zeitschriften zur Verfügung. Viele Details sind dem Projektantrag zu entnehmen. Ein Projektantrag wird im Allgemeinen verfasst, um eine Finanzierung oder Unterstützung für ein Projekt zu erhalten. Es listet die Ziele des Projekts auf und wie diese Ziele erreicht werden.
Um nützlich zu sein, muss ein Projektauftrag bestimmte Informationen enthalten. Zunächst sollte es den Namen des Projekts und der verantwortlichen Person enthalten. Es sollte die Rollen von Schlüsselpersonen wie Investoren, Managern und Immobilieneigentümern umreißen und die Terminologie definieren. Dadurch können alle Projektbeteiligten das gleiche Vokabular teilen, was die Diskussion über das Projekt erheblich erleichtert.
Die Projektcharta sollte auch die Ziele des Projekts auflisten. Dies sollten die gleichen Ziele sein, die im Projektvorschlag genannt wurden. Änderungen dieser Ziele sollten von allen Beteiligten bewertet und genehmigt werden, bevor Änderungen vorgenommen werden. Wie alle guten Ziele sollten die in einer Projektcharta festgelegten Ziele spezifisch und realistisch erreichbar sein. Ein Zeitplan sollte skizziert werden, damit die Beteiligten den Fortschritt bewerten können.
Weitere Schlüsselelemente einer Projektcharta sind die Prioritäten und der Umfang. Die Prioritäten geben an, welche Ziele am wichtigsten sind, und der Umfang beschreibt, was das Projekt beinhalten wird und was nicht. Diese sind wichtig, um das sogenannte Scope Creep zu verhindern – die allmähliche Erweiterung des Fokus eines Projekts, bis es zu einem unüberschaubaren Durcheinander von Zielen wird, das Zeit, Geld und Ressourcen verschlingt.
Vielmehr sollte auch eine detaillierte Beschreibung der für das Projekt zur Verfügung stehenden Zeit, Gelder und Ressourcen enthalten sein. Es sollten die voraussichtlichen Kosten und die verfügbaren Mittel sowie die Frist für den Abschluss des Projekts angegeben werden. Abhängig von der Größe eines Projekts und den Bedürfnissen der einzelnen Aktionäre kann eine Projektcharta zusätzliche Informationen enthalten, aber sie sollte niemals einen dieser wichtigen Punkte auslassen.