Eine vorbeugende Maßnahme ist jede Maßnahme, die ergriffen wird, um einen Fehler oder eine Schwäche in einem Prozess zu beheben, bevor sie die Ergebnisse dieses Prozesses erheblich beeinträchtigt. Diese Strategie kann in einer Reihe von Situationen verwendet werden und erfordert typischerweise die Bemühungen des Managements, sicherzustellen, dass ein Betrieb mit dem höchstmöglichen Grad an Effizienz funktioniert. Als proaktives Instrument werden vorbeugende Maßnahmen versuchen, potenzielle Probleme zu erkennen, bevor sie auftreten, Änderungen vorzunehmen, die das Problem minimieren oder beseitigen, und eine Fortsetzung der Produktion ohne negative Auswirkungen ermöglichen.
Der Ursprung einer vorbeugenden Maßnahme kann aus einer Reihe von Quellen stammen. Ein Managementteam kann die über den Produktionsprozess gesammelten Daten verwenden und einige Faktoren identifizieren, die angegangen werden sollten, um ein sich entwickelndes Problem zu vermeiden. Manchmal bemerken Mitarbeiter, die direkt am Produktionsprozess beteiligt sind, etwas, das den Betrieb beeinträchtigen kann, und arbeiten mit einem Manager zusammen, um diese negativen Auswirkungen zu verhindern. Sogar Kunden können manchmal Vorschläge machen, die wiederum das Managementteam dazu bringen, sich einen Aspekt eines Produkts oder die Art und Weise, wie dieses Produkt hergestellt wird, genauer anzusehen und eine Vorgehensweise zu entwickeln, die diese Kundenvorschläge einbezieht.
Vorbeugende Maßnahmen können in jeder Art von Geschäftsumgebung erfolgen. Das Wesentliche des Prozesses besteht darin, einen Faktor zu identifizieren, der das Potenzial hat, die Produktion zu verlangsamen oder die Qualität in irgendeiner Weise zu verringern. Sobald die Ursache für das potenzielle Problem identifiziert ist, ist es möglich, mit dem Brainstorming über mögliche Lösungen zu beginnen, die das Problem beseitigen. Jede dieser Lösungen wird dann einem Simulationsprozess unterzogen, um zu bestimmen, ob eine oder mehrere bei einer Implementierung zusätzliche Probleme verursachen würden. Sobald die bestmögliche Lösung identifiziert ist, wird diese implementiert und der Betrieb kann auf gleichem oder möglicherweise sogar höherem Produktions- und Effizienzniveau fortgesetzt werden.
Unternehmen jeder Größe können vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um ihren Betrieb zu verbessern. In einem Büro kann diese Art von Korrekturmaßnahme dazu beitragen, die Produktivität bei der Bearbeitung der täglichen Verwaltungsaufgaben zu steigern. Produktionsbetriebe können vorbeugende Maßnahmen ergreifen, um das Potenzial für Geräteausfälle oder die Kontamination von Rohstoffen, die bei der Herstellung von Waren verwendet werden, zu minimieren. Sogar ein Heimunternehmen kann das allgemeine Konzept der vorbeugenden Maßnahmen nutzen, indem es den Prozess nutzt, um Probleme zu identifizieren, die die Produktivität beeinträchtigen und den Einkommensfluss beeinträchtigen könnten, und Prozesse entwickeln, die sicherstellen, dass das Einkommensniveau in akzeptablen Bereichen bleibt.