Ein Business Process Outsourcing (BPO) Assistent unterstützt Unternehmen oder Unternehmer im Büro. Ein Großteil dieser Unterstützung umfasst Aktivitäten wie Dateneingabe, Website-Entwicklung, Artikel- und technisches Schreiben, Geschäftskorrespondenz und Verarbeitung. Ein BPO-Assistent kann auch an der Lösung von Serviceproblemen für hochwertige Kunden oder an der Unterstützung von Marketingkampagnen beteiligt sein. Die meisten Agenten für das Outsourcing von Geschäftsprozessen arbeiten und kommunizieren virtuell, entweder von zu Hause oder von einem Contact Center-Standort aus.
Mit den steigenden Betriebskosten eines Unternehmens sind viele Unternehmen dazu gekommen, virtuelle Assistenten und Business Process Outsourcing (BPO)-Dienste anzubieten. Einige Unternehmen oder Einzelunternehmer suchen Bürounterstützung, um sich auf hochkarätigere Aktivitäten wie Geschäftsentwicklung und strategisches Management zu spezialisieren. BPO-Assistenten sind bei der Bereitstellung von Unterstützungsdiensten oft qualifizierter und effizienter. Diese Position erfordert in der Regel die Interaktion mit einer Vielzahl von internen und externen Ansprechpartnern, um viele ihrer unterstützenden Aufgaben zu erfüllen. Der BPO-Assistent verbringt typischerweise den Großteil seines Arbeitstages als Schnittstelle zwischen den von ihm betreuten Unternehmen und den Hauptansprechpartnern seiner Kunden.
Einige der wichtigsten Bürounterstützungsaktivitäten, die ein BPO-Assistent übernimmt, umfassen die Dateneingabe und -verarbeitung. Beispielsweise kann ein Telekommunikationsunternehmen Kundensupportdienste auslagern, die die Bestellungen seiner Kunden überprüfen. In diesem Szenario kann ein BPO-Assistent auch Aufträge bis zur Fertigstellung für eine ausgewählte Gruppe von Kunden des Unternehmens projektieren. Der Assistent kann auch als primärer Ansprechpartner dienen, wenn der Kunde auf ein Serviceproblem stößt und eine Lösungs- oder Eskalationshilfe benötigt.
Da die Geschäftswelt immer abhängiger von einer Internetpräsenz und Social-Media-Marketingstrategien wird, kann ein BPO-Assistent direkt an der Suchmaschinenoptimierung (SEO) und der Entwicklung von Websites beteiligt sein. Einige dieser Websites können Blogs enthalten, die verwendet werden, um einen ersten Kundenstamm aufzubauen und Unternehmensnachrichten, Veranstaltungen und Werbeaktionen zu veröffentlichen. SEO beinhaltet die Analyse des Website-Traffics und die Verwendung bestimmter Kombinationen von Schlüsselwörtern, die Besucher bei einer Websuche verwenden könnten. Fortgeschrittenere Formen der technischen Unterstützung können das Schreiben von Programmen und die Bereitstellung von Computernetzwerkunterstützung umfassen.
Data Mining, bei dem die Informationen analysiert werden, die Unternehmen von ihren Kunden sammeln, ist eine weitere übliche Tätigkeit eines BPO-Assistenten. Der Prozess deckt bisher unbekannte Zusammenhänge zwischen Kundenmerkmalen und Kaufverhalten bzw. -bedürfnissen auf. Diese Unterstützungsaktivität kann Unternehmen helfen, effektivere Marketingkampagnen sowie ansprechende Produkte und Dienstleistungen zu entwickeln.