Bei der Etablierung einer kontinuierlichen und konsistenten Art und Weise der Aufrechterhaltung der lokalen und staatlichen Ebene ist es wichtig, dass sowohl gewählte als auch ernannte Amtsträger rechtlich anerkannt und befugt sind, ihre Aufgaben wahrzunehmen. Um die Befugnisse und Verantwortlichkeiten zu übertragen, die mit dem Amt verbunden sind, das die Person entweder durch öffentliche Wahl gewonnen oder von einer dazu befugten Person ernannt wurde, muss der neue Amtsträger beglaubigt werden. Sobald dies geschehen ist, ist die Person nun ein ordnungsgemäß anerkannter beglaubigter Amtsträger.
Der Prozess für den Wechsel von einem ernannten oder gewählten Amtsträger zu einem zertifizierten Amtsträger wird von einer Gerichtsbarkeit zur anderen leicht variieren. An einigen Orten ist eine Behörde, die als zertifizierter Koordinator für öffentliche Amtsträger bekannt ist, für die Einrichtung und Aufrechterhaltung von Bildungs- und Schulungsprogrammen verantwortlich, die im Zertifizierungsprozess verwendet werden. In den Vereinigten Staaten sind Programme dieser Art häufiger geworden, da die Regierungen von Bundesstaaten, Landkreisen und sogar Stadtverwaltungen für Funktionen verantwortlich sind, die einst in der Provinz der Bundesregierung waren.
Die Idee hinter dem CPO-Schulungsprogramm besteht darin, sicherzustellen, dass alle Personen, die als zertifizierte Amtsträger fungieren sollen, den Umfang ihrer Verantwortlichkeiten gemäß der Definition der Gerichtsbarkeit, in der sie oder sie tätig sein wird, vollständig verstehen. Häufig enthalten die Programme auch allgemeine Schulungsmodule für Führungskräfte, Informationen über Kommunikationswege, wie sie innerhalb der Gerichtsbarkeit bestehen, und andere Details, die dem neuen Beamten helfen, sich auf die kompetente Wahrnehmung seiner Aufgaben vorzubereiten.
Ob dieses Programm abgeschlossen sein muss, bevor die Person tatsächlich ihr Amt antritt, ist auch von Land zu Land unterschiedlich. In einigen Fällen kann zunächst die Vereidigung erfolgen und die Schulung in den ersten Monaten der neuen Amtszeit durchgeführt werden. In einigen Gerichtsbarkeiten kann ein erfolgreicher Abschluss des Programms erforderlich sein, bevor die Person die Kontrolle über die Position übernimmt.
Ein beglaubigter Amtsträger ist in der Regel gegenüber anderen Personen innerhalb der Hierarchie sowie dem Wahlkreis für die Gerichtsbarkeit verantwortlich. Um sicherzustellen, dass die Kommunikationswege offen sind, kann der zertifizierte Amtsträger die Unterstützung wichtiger Community-Führungskräfte in Anspruch nehmen, um die Öffentlichkeit über das Geschehen in seinem Verantwortungsbereich auf dem Laufenden zu halten. Diese Art der offenen Kommunikation ist eine ausgezeichnete Möglichkeit für einen CPO, Freiwillige aus der breiteren Gemeinschaft zu gewinnen, um bei einigen Funktionen zu helfen, die keinen Zugriff auf vertrauliche Informationen erfordern.
Da immer mehr Verantwortlichkeiten für Regierungsprogramme auf Staats- und Bezirksbeamte übertragen werden, wird die Notwendigkeit eines zertifizierten Amtsträgers in jedem größeren Amt innerhalb der Gerichtsbarkeit immer offensichtlicher. Für weitere Informationen über die Struktur und den Inhalt des CPO-Programms in Ihrem Bundesstaat wenden Sie sich an Ihren zertifizierten öffentlichen Koordinator auf Landesebene oder an die Bezirkskommission in Ihrem lokalen Bezirk. Als Bürger haben Sie das Recht zu erfahren, welche Art von Ausbildung und Erwartungen zu den Aufgaben gehören, die Ihren gewählten und ernannten Regierungsbeamten übertragen werden.