Eine Leistungslückenanalyse wird von einem Unternehmen durchgeführt, das die Gründe für eine Diskrepanz zwischen den für einen Job festgelegten Standards und der tatsächlich erbrachten Leistung ermitteln möchte. Der Unterschied zwischen der Standard- und der tatsächlichen Leistung wird als Leistungslücke bezeichnet und Unternehmen möchten diese Lücken nach Möglichkeit schließen. Solche Lücken können durch interne Faktoren im Zusammenhang mit den Mitarbeitern oder ihren Arbeitsbedingungen verursacht werden, während andere Lücken durch andere Faktoren wie regulatorische Standards verursacht werden können. Darüber hinaus wird häufig eine Leistungslückenanalyse durchgeführt, wenn Mitarbeiter gezwungen sind, entweder eine neue Aufgabe zu übernehmen oder eine alte Stelle mit neuen Methoden wieder aufzusuchen.
Es ist unwahrscheinlich, dass ein Unternehmen jederzeit seine optimalen Standards erfüllen kann. Aus diesem Grund kann es Situationen geben, in denen sich ein Unternehmen die Zeit nehmen muss, die Bereiche zu analysieren, in denen seiner Meinung nach seine Mitarbeiter oder seine betrieblichen Prozesse zu kurz kommen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist eine Leistungslückenanalyse, die sowohl die Lücke zwischen Standards und Bereitstellung identifizieren als auch Methoden zur Behebung des Problems finden kann.
Der erste Schritt jeder Performance-Lücken-Analyse besteht darin, die bestehende Lücke zu identifizieren. Dies kann fast wie eine mathematische Gleichung erfolgen, da die Differenz zwischen Standards oder S und gegenwärtigem Verhalten oder B zur Leistungslücke oder G führt. Somit ist S minus B gleich G. Konkret gedacht kann Managern helfen, Problembereiche zu identifizieren, die bei einer Analyse ohne Kontext vage sein könnten.
Nachdem die Lücke identifiziert wurde, besteht der nächste Schritt bei der Durchführung einer Leistungslückenanalyse darin, die Gründe für das Bestehen der Lücke herauszufinden. Eine Leistungslücke kann entweder durch interne Faktoren verursacht werden, die die Mitarbeiter davon abhalten, ihre Arbeit bestmöglich zu erledigen, oder durch externe Faktoren, die die Leistung von außen einschränken. In manchen Fällen erfordert eine neue Aufgabe diese Art der Analyse, da durch die Unkenntnis der Mitarbeiter mit der Aufgabe sofort eine Lücke entsteht.
Sobald alle diese Schritte abgeschlossen sind, muss ein Unternehmen die Leistungslückenanalyse abschließen, indem es Wege findet, die Lücken zu beseitigen. Dies kann bedeuten, dass bestimmte Maschinen repariert oder ersetzt werden müssen oder dass Mitarbeiter mehr Schulungen oder bessere Motivationsmethoden benötigen. Wenn es sich um externe Faktoren handelt, müssen Unternehmen möglicherweise neue Wege finden, um sie zu umgehen, oder sie können sie möglicherweise auf rechtlichem Weg bekämpfen. In einigen Fällen kann es sein, dass unrealistische Standards festgelegt wurden, was bedeutet, dass diese optimalen Werte möglicherweise neu angepasst werden müssen, damit die tatsächliche Leistung die beabsichtigten Ziele erreichen kann.