Workflow bezieht sich auf die Reihenfolge, in der die Arbeit ausgeführt wird, und wenn der Workflow erfolgreich verwaltet wird, kann die Rentabilität gesteigert werden. Die eingesparte Zeit kann zu geringeren Betriebskosten und höheren Einnahmen führen. Zu den effektiven Strategien zur Verwaltung des Arbeitsflusses gehören logische Planung, Zeitmanagement und Mitarbeiterverantwortung.
Wählen Sie nur logische Schritte aus, die im Arbeitsablaufsystem ausgeführt werden sollen. Ein Schritt wird in der Sprache des Workflow-Managements als Aktivität bezeichnet. Eine Person oder eine Maschine führt jede Aktivität aus, um den Arbeitsfluss zu verwalten. Der Vorgesetzte oder Manager muss die Aktivitäten des Workflows genau kommunizieren, damit jeder genau versteht, was zu tun ist und wie er den Workflow managen soll. Der Arbeitsauftrag und die Aktivitäten sollten aus Gründen der Übersichtlichkeit als einfaches Diagramm verfasst werden.
Zeitmanagement ist eine wichtige Strategie, um den Arbeitsfluss zu managen. Zum Beispiel ermöglicht die eingeplante Zeit zum Abrufen von E-Mails oder Telefonieren weniger Unterbrechungen des Arbeitsablaufs als alle paar Minuten anzuhalten, um so kleine, aber oft zeitaufwändige Aufgaben zu erledigen. Die Organisationsstrategie ist auch eine gute Möglichkeit, den Arbeitsfluss zu verwalten, indem Aktivitäten innerhalb des Arbeitsflusssystems ausgeführt werden, ohne Zeit mit der Suche nach Materialien zu verschwenden, die für den Abschluss von Projekten erforderlich sind. Außerdem sollte immer nur ein Projekt gleichzeitig den Schreibtischplatz belegen. Andere Projekte können beschriftet und abseits des Hauptschreibtisches gespeichert werden – vielleicht in einem Eingangs-/Ausgangskorb, der mit Fristen versehen ist.
Die Rechenschaftspflicht als Teil des Arbeitsablaufsystems hilft bei der Verwaltung des Arbeitsablaufs, da sie einen Arbeitsstandard festlegt. Diejenigen, die die Aktivitäten ausführen, müssen die Verantwortung dafür übernehmen, wie sie den Arbeitsfluss managen, um alle Aktivitäten abzuschließen, die für ihre Arbeit erforderlich sind. Wenn jedoch von einem Mitarbeiter erwartet wird, dass er den Arbeitsfluss nach einem bestimmten Standard verwaltet, sollte er oder sie in die Festlegung von Zielen in Bezug auf seine Arbeitsflussleistung einbezogen werden. Der Vorgesetzte oder Manager sollte auch helfen, den Fortschritt des Mitarbeiters zu entwickeln und zu überwachen.