Historisch gesehen hatte ein Audit-Trail damit zu tun, eine vollständige Historie einer bestimmten Finanztransaktion bereitzustellen. Die Idee war, jeden Prozessschritt von der Anbahnung der Transaktion bis zum Abschluss der Transaktion zu identifizieren. Typischerweise erfolgte dieser Prozess durch die Möglichkeit, Papierdokumente zu erstellen, die den Fortschritt der Transaktion von Anfang bis Ende zeigten. Ein Audit Trail hat heute auch mit der Rückverfolgung von Daten in elektronischer Form zu tun, wobei die Transaktionen nicht unbedingt auf Finanzdaten beschränkt sind.
Ein Audit-Trail jeglicher Art umfasst den Versuch, eine chronologische Liste der Schritte zu erstellen, die erforderlich waren, um die Transaktion zu beginnen und abzuschließen. Sie können sehr einfach oder extrem kompliziert sein, abhängig von der Anzahl der Schritte, die mit der Transaktion verbunden sind. Die Durchführung eines Audit-Trails für eine von einem Lieferanten ausgestellte Rechnung wäre beispielsweise ein relativ einfacher Prozess.
Beginnend mit dem Rechnungseingang wird das Dokument über die Kreditorenbuchhaltung bis hin zur Ausstellung eines Schecks oder einer elektronischen Zahlung zur Begleichung der Forderung verfolgt. Gleichzeitig kann die Erstellung eines auditierten Pfads zur Rekonstruktion eines Herstellungsprozesses viele weitere Schritte umfassen und sehr schwer zu verfolgen sein.
Ein Prüfer kann wählen, ob er den Prozess der Erstellung eines Prüfpfads entweder mit dem Beginn oder dem Abschluss der betrachteten Transaktion beginnen möchte. Oft ist es ein effizientes Mittel, den Auditprozess mit der zuletzt abgeschlossenen Phase zu beginnen und rückwärts zu arbeiten. Wenn jedoch sowohl der Anfangspunkt als auch der Abschlusspunkt gut festgelegt sind, ist es möglich, sich der Spur von beiden Enden gleichzeitig zu nähern, indem einfach die Schritte zwischen den Start- und Endschritten der Transaktion ausgefüllt werden.
Die Verwendung eines Audit-Trails kann oft ein wirksames Instrument sein, um die finanziellen und anderen Ressourcen eines Unternehmens oder einer Organisation zu verwalten. Der Prozess der Identifizierung der Spur kann in der Tat dazu beitragen, Schritte innerhalb des Prozesses zu identifizieren, die unnötig waren und bei zukünftigen Transaktionen eliminiert werden können. Eine weitere wichtige Anwendung dieses Prozesses besteht darin, dass er Versuche aufdecken kann, das Finanzprofil des Unternehmens zu manipulieren, möglicherweise um zu vertuschen, dass Gelder fehlen oder auf irgendeine Weise zweckentfremdet wurden. Grundsätzlich ist der Audit-Trail ein hilfreiches Instrument, um sicherzustellen, dass Transaktionen reibungslos und ehrlich durchgeführt werden, wobei möglichst wenige Schritte erforderlich sind.