„Terms of Reference“ bezieht sich auf die Sammlung grundlegender Konzepte, die helfen, den Grund für die Durchführung einer Art von Projekt oder Programm zu definieren. In der Regel decken die Bedingungen alle grundlegenden Aspekte des Projekts ab, einschließlich des Hintergrunds und der Geschichte, die zur Erstellung des Projekts geführt haben, der Definition seiner Ziele und in einigen Fällen der Beschreibung, wie der endgültige Zweck des Projekts erreicht wird. In diesem Sinne stellen die Leistungsbeschreibungen eine Blaupause für das Projekt dar, die den Bemühungen eine gewisse Substanz und Form verleiht, obwohl normalerweise erwartet wird, dass das Projekt im Laufe der Zeit etwas wächst und sich verändert.
Die genauen Elemente, die als Leistungsbeschreibung identifiziert werden, können von Projekt zu Projekt etwas variieren. Da es sich bei einem Projekt um eine fortlaufende Anstrengung oder um etwas relativ Kurzfristiges handeln kann, variiert auch der Umfang der unter diesen Bedingungen fallenden Aktivitäten. Unabhängig davon, ob das Projekt aus etwas besteht, das nur wenige Ausschusssitzungen erfordert oder die Bildung einer mehrjährigen Arbeitsgruppe umfasst, gibt es einige grundlegende Elemente, die wahrscheinlich enthalten sein werden.
Grundlage der Leistungsbeschreibung ist die Definition, warum das Projekt überhaupt umgesetzt wird. Dies bedeutet in der Regel, den Hintergrund und die Geschichte zu artikulieren, die zur Entscheidung zur Bildung des Ausschusses oder der Task Force geführt haben. Neben der Gründung dieser Stiftung umfasst die Aufgabenstellung auch die Entwicklung konkreter Ziele und Zielsetzungen, die der Ausschuss im Rahmen seiner Arbeit zu erreichen sucht. Im Rahmen der Zieldefinition werden häufig Visionen und Leitbilder erstellt, die dazu beitragen, der laufenden Arbeit der Ausschussmitglieder einen gewissen Fokus und eine gewisse Form zu geben.
Die Leistungsbeschreibung wird auch andere Faktoren behandeln, die für den Erfolg des Projekts entscheidend sind. Dazu gehört auch die Festlegung, wer am Projekt selbst beteiligt ist, sowohl im Hinblick auf die aktive Mitarbeit im Ausschuss als auch im Hinblick auf die Unterstützung dieses Ausschusses. Auch die Ermittlung der zur Erreichung der Ziele erforderlichen Ressourcen ist ein wesentlicher Bestandteil der Leistungsbeschreibung. Dazu gehören Ressourcen wie Finanzen, Arbeitskräfte und sogar Materialien, die benötigt werden, um die gewünschten Ziele zu erreichen.
Ein letzter Bestandteil der Leistungsbeschreibung betrifft die Festlegung eines Zeitplans für die Erledigung wesentlicher Aufgaben im Zusammenhang mit dem Projekt. Die Idee ist, ein Mittel zu schaffen, um die Fortschritte des Projekts durch die Bemühungen der Ausschussmitglieder zu messen. In ihrer Gesamtheit helfen die Leistungsbeschreibungen, die Fragen zu beantworten, warum das Projekt stattfindet, was es erreichen will, wie die Ziele erreicht werden und sogar wann bestimmte, für den Enderfolg relevante Aufgaben erledigt werden.