Eine Leistungsbeschreibung ist ein schriftliches Dokument, das von einem Projektmanager zu Beginn eines bedeutenden Geschäfts- oder Bauprojekts erstellt wird. Dieses Dokument sollte mit dem Kunden geteilt werden, wenn es sich um eine externe Aufgabe handelt, oder dem Sponsor, wenn das Projekt intern durchgeführt werden soll. Das Hauptziel eines Scope Statements besteht darin, die Ziele des Projekts, die zur Erreichung dieser Ziele unternommenen Schritte sowie die mit dem gesamten Prozess verbundenen Hindernisse und Kosten detailliert darzustellen. Auf diese Weise kann sie eine Art Checkliste bereitstellen, die feststellt, ob das Projekt nach Abschluss erfolgreich war oder nicht.
Die Aufgabe eines Projektmanagers besteht darin, als Aufseher für alle unterschiedlichen Aspekte eines Projekts zu fungieren, für das seine Firma eingestellt wird. Je nach Größe des Projekts kann dies eine scheinbar überwältigende Aufgabe sein, ohne dass eine Art von Zielsetzung und Zielvorstellung, die während des Prozesses konsultiert werden kann, berücksichtigt werden kann. Ein Scope Statement dient diesem Zweck und ist nicht nur für einen Projektmanager wichtig, sondern auch für die Kunden, die die Arbeit benötigen.
Viele Elemente sollten in eine effektive Geltungsbereichserklärung aufgenommen werden. Es sollte zunächst den Grund für die Durchführung dieses Projekts identifizieren und es als eine Art Problem darstellen, das das Projekt beheben soll. Darauf sollte das Produkt folgen, das das Projekt herstellen soll. Dieses Produkt ist im Wesentlichen die Lösung des im ersten Teil identifizierten Problems.
Von diesem Punkt an sollte das Scope Statement in seinen Beschreibungen der Notwendigkeiten und Realitäten des Projekts detaillierter werden. Die Erklärung sollte ein klares Bild davon vermitteln, was genau das Team des Projektleiters für den Prozess leisten kann und was außerhalb seiner Reichweite liegt und daher von anderen bereitgestellt werden muss. Auf diese Weise kann der Manager genau festlegen, was von seinen Mitarbeitern während des Projekts erwartet wird.
Ein weiterer Teil der Leistungsbeschreibung sollte den Kosten gewidmet werden, sowohl in Bezug auf die Kosten des Projekts als auch, wenn es sich um eine Art Geschäftsabschluss handelt, den Geldbetrag, den es generieren soll. Bei Abschluss des Projekts sollte eine schnelle Einsichtnahme in die Originalaussage keinen Zweifel darüber lassen, ob die Mission des Projekts erreicht wurde oder nicht. Es fungiert als eine Art Vertrag zwischen Projektleiter und Kunde und beseitigt, wenn es richtig gemacht wird, alle Unsicherheiten, die für beide Parteien nachteilig sein können.