Ein Genehmigungsworkflow ist ein Geschäftsprozess, der die Genehmigung eines anderen Mitarbeiters, z. B. eines Vorgesetzten, erfordert, bevor er fortgesetzt oder abgeschlossen wird. Beispiele für Genehmigungsworkflows sind die Freigabe einer neuen Anzeige durch einen Mitarbeiter der Rechtsabteilung, bevor diese gedruckt wird, oder die Genehmigung durch den Vorgesetzten für Mitarbeiterausgaben, die einen bestimmten Betrag überschreiten. Viele Unternehmen verwenden Business-Workflow-Software, um Genehmigungsworkflows zu automatisieren.
Genehmigungsworkflows können so spezifisch wie nötig sein. Kriterien für einen Genehmigungsworkflowprozess können Transaktionsbeträge, der potenzielle Wert eines Verkaufs und die Art des Mitarbeiters sein, der die Aufgabe bearbeitet. Andere Probleme, die eine Genehmigung auslösen können, sind die Dauer der Beschäftigung eines Mitarbeiters für das Unternehmen oder die Art der Aufgabe, die ein Mitarbeiter ausführt. Es können auch mehrere Kriterien kombiniert werden, um eine Genehmigung auszulösen.
Innerhalb einer Workflow-Software kann ein Genehmigungsworkflow eine Reihe von Warnungen auslösen. Die Person, die die Genehmigung erteilen muss, kann eine E-Mail, eine Textnachricht, eine Popup-Benachrichtigung oder eine Nachricht in der Software selbst erhalten. Die genehmigungsbedürftige Aufgabe oder das genehmigungsbedürftige Dokument kann bis zur Genehmigung eingefroren werden oder zur Bearbeitung durch andere verfügbar bleiben. Der Genehmiger kann die Anfrage genehmigen, ablehnen oder an einen anderen Mitarbeiter weiterleiten. In einigen Systemen kann ein Genehmigungsworkflow mehrere Genehmigungen erfordern. Wenn beispielsweise ein Manager einen Vertrag genehmigt hat, muss er möglicherweise die Genehmigung eines Unternehmensanwalts einholen.
Beim Aufbau eines Genehmigungsworkflows sollten mehrere Eventualitäten berücksichtigt werden. Genehmigungen sollten beispielsweise Fristen haben, nach denen die Genehmigungsanfrage an einen anderen potenziellen Genehmiger weitergeleitet wird. Fristen sollten die Priorität der Aufgabe und andere damit verbundene Fristen berücksichtigen. Wenn beispielsweise eine Grafik bis Freitag am Drucker sein muss, um für eine bevorstehende Messe bereit zu sein, muss der gesamte Genehmigungsworkflow für diese Grafik bis Freitag abgeschlossen sein. Die Workflow-Software sollte auch die Urlaubs- und Krankheitstage der Genehmiger berücksichtigen, damit Genehmigungsanfragen nicht nachlassen.
Ein Genehmigungsworkflow kann einen bestehenden kreativen oder geschäftlichen Workflow aufwerten. Es kann Konsistenz schaffen, indem es immer eine Genehmigung verlangt, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, anstatt sich auf das menschliche Gedächtnis zu verlassen, um sich daran zu erinnern, wann und von wem eine Genehmigung eingeholt werden muss. Ein Genehmigungsworkflow kann auch garantieren, dass neue, unerfahrene Mitarbeiter bestimmte kostspielige Fehler nicht machen. Es kann dazu beitragen, dass skrupellose Mitarbeiter keine Scheinverkäufe verarbeiten oder etablierte Verfahren umgehen können.