Auch als Auflösungsschreiben bekannt, ist ein Auflösungsschreiben ein Dokument, das von einem Unternehmen erstellt wird, um ein anderes Unternehmen darüber zu informieren, dass die aktuelle Geschäftsbeziehung nicht fortgesetzt wird. In der Regel enthält der Text des Schreibens die Gründe für die Auflösung der Beziehung sowie das Datum, an dem die Auflösung endgültig ist. Briefe dieser Art können zur Verwendung zwischen Geschäftspartnern, Unternehmen oder sogar zwischen einem Kunden und einem Lieferanten erstellt werden.
Eines der häufigeren Beispiele für ein Auflösungsschreiben betrifft die Kündigung eines bestehenden Vertrags. Die Kündigung ist häufig auf einen Verstoß gegen die Bedingungen und Bestimmungen der Vereinbarung zurückzuführen, die die Beziehung regelt. In diesem Szenario kann ein Kunde einem Verkäufer oder Lieferanten mitteilen, dass der Kunde aufgrund einer Unfähigkeit des Verkäufers, die Vertragsbestimmungen einzuhalten, beschließt, seine Arbeitsbeziehung aufzulösen oder zu beenden. Der Text des Schreibens nennt in der Regel bestimmte Vertragsbedingungen, die nicht eingehalten wurden, sowie ein konkretes Datum, an dem der Kunde mit dem Verkäufer keine Geschäfte mehr tätigt.
Ein weiteres Beispiel für ein Auflösungsschreiben betrifft die Beendigung eines Vertragsverhältnisses zwischen Geschäftspartnern. Oftmals geht es hier darum, die Beziehung aufgrund von Unterschieden in der Geschäftsabwicklung oder der Richtung, die das Joint Venture einschlagen sollte, abzubrechen. Wie bei anderen Formen dieser Art von Briefen nennt der Absender die konkreten Gründe für die Auflösung der Partnerschaft und das Datum des förmlichen Abschlusses der Verbindung. Andere Inhalte, wie beispielsweise die Festlegung von Bedingungen für die Begleichung von Schulden, die während des Joint Ventures erworben wurden, können ebenfalls in den Text des Auflösungsschreibens aufgenommen oder in anderen Begleitdokumenten näher behandelt werden.
Unternehmen, die ihre Geschäftstätigkeit einstellen möchten, können auch ein Auflösungsschreiben erstellen und an ihre Kunden verteilen. Hier geht es in der Regel darum, Kunden über die bevorstehende Schließung des Unternehmens zu informieren, einschließlich des Datums, an dem das Unternehmen nicht mehr als juristische Person anerkannt wird. In Situationen, in denen Vereinbarungen zur Übertragung von Kundenkonten auf andere Lieferanten oder Verkäufer getroffen wurden, enthält das Auflösungsschreiben häufig Kontaktinformationen für diesen neuen Lieferanten.
In einigen Ländern müssen bestimmte Elemente in ein Auflösungsschreiben aufgenommen werden, damit das Dokument als rechtlich und bindend anerkannt wird. Aus diesem Grund ist es in der Regel eine gute Idee, das Schreiben vor dem Versenden des Dokuments durch einen Rechtsbeistand zu überprüfen. Rechtsanwälte wissen, welche Informationen enthalten sein müssen, damit das Dokument als offizieller Hinweis auf die Auflösung einer Geschäftsbeziehung gilt, und welche anderen Dokumente vorbereitet und abgelegt werden müssen, um die Verbindung zwischen Absender und Empfänger vollständig zu beenden .