Um das beste Rechnungslayout zu erstellen, erstellen Sie zunächst eine Vorlage auf Ihrem Computer. Sie können online nach Beispielvorlagen suchen oder einfach Ihre eigenen erstellen. Denken Sie beim Erstellen einer Vorlage daran, dass das Rechnungslayout detailliert, aber einfach zu lesen und zu verstehen ist. Sie möchten nicht, dass die Leute erraten, wie viel sie Ihnen schulden.
Im Allgemeinen gehören zu den Informationen, die in ein Rechnungslayout aufgenommen werden sollten, Ihr Name, Ihre Adresse und Ihre Telefonnummer; den Namen des Unternehmens, für das Sie arbeiten, und deren Kontaktdaten; und einen ausführlichen Bericht über die geleistete Arbeit. Diese kann nach Art des Projekts oder Datum unterteilt werden. Es kann hilfreich sein, eine Tabelle zu erstellen, die die Art der geleisteten Arbeit, das Datum, an dem die Arbeit abgeschlossen wurde, und die Anzahl der aufgewendeten Stunden angibt.
Der wichtigste Teil eines Rechnungslayouts ist natürlich der Geldbetrag, der in Rechnung gestellt wird. Geben Sie an, ob Sie für Waren oder Dienstleistungen eine Pauschale berechnen oder nach Stunden abrechnen. Wenn Sie nach Stunden abrechnen, sollten Sie sich darauf vorbereiten, Belege vorzulegen, in denen die Stunden pro Tag angegeben sind, die Sie gearbeitet haben. Diese Art des Rechnungslayouts eignet sich eher für die Erbringung von Dienstleistungen, wie beispielsweise von einem freiberuflichen Auftragnehmer.
Eine andere Art von Rechnungslayout kann für verkaufte Waren sein. Dieser kann viel einfacher sein und nur den Artikel, den Preis, alle Steuern oder zusätzlichen Gebühren wie Versand und den Gesamtbetrag angeben. Unabhängig davon, wofür Sie eine Rechnung erstellen, erstellen Sie eine Rechnung, die jede einzelne Belastung eindeutig berücksichtigt. Jede Ladung sollte wahrscheinlich eine eigene Zeile haben, damit sie klar und leicht lesbar ist. Achten Sie darauf, alle Kontogutschriften aus früheren Zahlungen zu notieren.
Ob Sie Ihre Rechnungen ausdrucken oder per E-Mail versenden, sorgen dafür, dass sie professionell und leicht lesbar erscheinen. Verwenden Sie schwarzen Text und eine klare Schriftart; Verwenden Sie keine anderen Schriftarten oder unnötige Bilder. Sie können auch das Fälligkeitsdatum auf Ihrer Rechnung angeben; dies hängt von der Art des Unternehmens ab, für das Sie arbeiten, ob Sie zuvor gearbeitet oder Waren für sie bereitgestellt haben, und von der Art des Arbeitsverhältnisses, das Sie haben. Wenn Sie eine Kundennummer oder Rechnungsnummer vergeben haben, geben Sie diese unbedingt auch auf der Rechnung an.