Ein Freiwilligenkoordinator überwacht die Aktivitäten der Freiwilligen an einer Vielzahl von Orten. Von ihm werden nicht nur Aktivitäten und Aufgaben organisiert und überwacht, sondern auch Schulung, Anleitung und Inspiration erwartet. Die Stelle kann in Vollzeit sein, in einigen Organisationen kann sie jedoch saison- oder teilzeitbesetzt sein, wenn Freiwillige nur für spezielle Projekte benötigt werden. Die Stelle kann bezahlt oder ehrenamtlich ausgeübt werden, wobei ersteres häufiger vorkommt, insbesondere wenn eine ehrenamtliche Vollzeitkoordination erforderlich ist.
Im Gegensatz zu einem Vorgesetzten oder Koordinator, der für Angestellte zuständig ist, ist ein ehrenamtlicher Koordinator für unbezahlte Arbeitnehmer zuständig. Dies erfordert eine sensible Herangehensweise und eine motivierende Einstellung, da Freiwillige nicht verpflichtet sind, einen Job zu machen und nichts zu verlieren haben, wenn sie sich entscheiden, aufzuhören. Ausgenommen hiervon ist, wenn die ehrenamtliche Tätigkeit als gemeinnütziger Dienst an Stelle einer Geldbuße gerichtlich angeordnet wurde.
Da Freiwillige in der Regel unterschiedliche Hintergründe und Ethnien haben, sind mehrstufige und multikulturelle Kommunikationsfähigkeiten für den Erfolg eines Freiwilligenkoordinators unerlässlich. Zu wissen, wie man verschiedene Persönlichkeitstypen motiviert und überwacht, ist ein Muss. Effiziente und kreative Konfliktlösungsfähigkeiten sind auch wichtig, um eine freundliche Atmosphäre zu wahren und den Gemeinschaftsgeist bei der Arbeit auf ein gemeinsames Ziel zu fördern.
Bevor die Leitung einer Gruppe von Freiwilligen beginnt, trifft sich der Freiwilligenkoordinator gewöhnlich mit den Organisationsleitern, die hinter dem Projekt stehen, um die Ziele des Freiwilligenprojekts oder -programms klar zu definieren. Tägliche oder wöchentliche Fortschrittsberichte sind oft erforderlich, um die ehrenamtlichen Aktivitäten zu überwachen und sicherzustellen, dass die Ziele rechtzeitig erreicht werden. Manchmal arbeiten mehrere Freiwilligenkoordinatoren für dieselbe Organisation in unterschiedlichen Funktionen. Es ist von Vorteil, wenn sie regelmäßig kommunizieren und sich gegenseitig unterstützen.
Wenn gerichtsmandierte Freiwillige beteiligt sind, ist der Freiwilligenkoordinator verpflichtet, Fortschrittsberichte für die Gerichte auszufüllen. Gelegentlich kann der Koordinator aufgefordert werden, mündliche oder schriftliche Kommentare zur Leistung, Einstellung oder Arbeitsmoral des Freiwilligen abzugeben. Gerichte müssen in der Regel auch benachrichtigt werden, wenn Freiwillige als Freiwillige keine Leistung erbringen oder unangemessenes Verhalten zeigen.
Freiwillige Koordinatoren interagieren mit vielen Agenturen und Unternehmen in der Gemeinde, um festzustellen, welche Freiwilligenhilfe am dringendsten benötigen. Sie treffen sich mit Unternehmensvertretern, um geeignete Programme zu entwickeln und Trainings- und Implementierungspläne zu erstellen, die für die Freiwilligen und Unternehmen zugänglich sind. Häufig ist eine Abstimmung mit anderen Freiwilligenorganisationen erforderlich, um Überschneidungen der Aktivitäten zu vermeiden.
Wenn sich eine Person für eine Karriere als Freiwilligenkoordinatorin entscheidet, ist ein Bachelor-Abschluss in Human Services oder Soziologie wünschenswert. Ein Hintergrund als Freiwilliger oder im Freiwilligenprogramm-Management ist ebenfalls hilfreich. Erfahrung in öffentlichen Reden, Computeroperationen und Datenberichterstattung und -analyse werden alle als Vorteile für angehende Freiwilligenkoordinatoren angesehen.