Kontenpläne sind im Wesentlichen eine Auflistung der verschiedenen Kategorien für Einnahmen und Ausgaben, die mit den Finanzen einer Organisation verbunden sind. Während die genaue Konfiguration der Einzelposten in einem Kontenplan von Entität zu Entität leicht variieren kann, gibt es einige grundlegende Kategorien, die in fast jedem Buchhaltungsbuch zu finden sind. Zusätzliche Kategorien können die Art des Unternehmens widerspiegeln, das von der Organisation betrieben wird, wie z. B. Wohltätigkeitsgelder, die für bestimmte Zwecke bereitgestellt werden, oder Vermögenswerte, die für ein mit dem Unternehmen verbundenes Expansionsprojekt bereitgestellt werden.
Die Kerngruppe von Kategorien, die in einem Kontenplan zu finden sind, ähnelt denen, die in fast jedem Haushaltsbudget zu finden sind. Dazu gehören Posten wie Miet- oder Hypothekensalden und -zahlungen, grundlegende Versorgungsleistungen und alle laufenden Schulden, die jeden Monat beglichen werden, wie beispielsweise Kreditkartensalden. Die genaue Reihenfolge dieser Kategorien kann durch die Einrichtung einer Reihe von Einzelposten oder durch Befolgen eines Hauptbuchansatzes und Einschließen einiger Posten in allgemeine Kategorien weiter definiert werden. Beispielsweise kann es hilfreich sein, den Kontenplan so zu strukturieren, dass die Einzelposten Strom, Wasser und Telefondienste alle unter der Kategorie Versorgungsunternehmen gruppiert werden, anstatt als eigenständige Kategorien zu erscheinen.
Neben den grundlegenden Kategorien, die in einem Kontenplan enthalten sind, gibt es oft Bezeichnungen, die für die jeweilige Einheit eindeutig sind. Non-Profit-Organisationen können Posten verwenden, die die Erfassung von Mitgliedsbeiträgen, Einnahmen aus Spendenaktionen oder Sammlungen ermöglichen, die einem bestimmten Projektfonds zugeführt werden sollen. Bei Unternehmen umfasst der Kontenplan immer sowohl Forderungen als auch Verbindlichkeiten als Teil der Struktur. Oftmals gibt es auch Kategorien, die eine geordnete Nachverfolgung von diskretionären Mitteln ermöglichen, die einer bestimmten Abteilung oder zur allgemeinen Verwendung durch einen Standort des Unternehmens zugewiesen sind.
Viele Organisationen entscheiden sich für ein Kontensystem, das die Erstellung einer alphabetischen und einer numerischen Bezeichnung für jede im Kontenplan widergespiegelte Kategorie erfordert. Gibt es Unterkategorien unter Hauptkategorien, wird dies in der Regel bei der Einrichtung der Nummerierungsreihenfolge in den Ledgern berücksichtigt. Dieselben Bezeichnungen erscheinen auch als Einzelposten sowohl in der Bilanz als auch in der Gewinn- und Verlustrechnung der Organisation. Durch Befolgen dieses Prozesses ist es sehr einfach, Transaktionen zu vergleichen und sicherzustellen, dass die Finanzunterlagen ordnungsgemäß ausgeglichen bleiben.