Die Hauptaufgabe des Änderungskoordinators besteht darin, den Dokumentenfluss rund um alle Änderungen an einem laufenden Projekt oder einem großen System zu koordinieren. Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, muss er oder sie detailorientiert sein, Freude an komplexen Projekten haben und über ausgezeichnete Multitasking-Fähigkeiten verfügen. Change Management ist der Prozess des Steuerns und Managens von Veränderungen, und diese Position ist in diesem Prozess von entscheidender Bedeutung.
Es gibt kein spezielles Ausbildungsprogramm, um ein Change-Koordinator zu werden. Stattdessen verlangt die überwiegende Mehrheit der Arbeitgeber, dass der Veränderungskoordinator eine formale postsekundäre Ausbildung in einem verwandten Bereich abgeschlossen hat. Dies kann Buchhaltungs-, Geschäfts-, Management- oder Computerinformationssysteme umfassen. Diese Programme können entweder auf Universitäts- oder Community College-Niveau abgeschlossen werden und dauern in der Regel drei bis vier Jahre Vollzeitstudium.
Die drei Hauptaufgaben eines Change Coordinators sind die Implementierung eines Change Management Prozesses, die Gestaltung des Geschäftsprozesses zu dessen Unterstützung und die Sicherstellung der Compliance. Die Details des Prozesses variieren, aber es gibt immer die Person, die die Änderung beantragt, den Projektmanager, der für die Überprüfung der Anfrage verantwortlich ist, und die Benachrichtigung des Teams über den Status der Anfrage. Die meisten Unternehmen entwerfen ein mehrteiliges Formular oder einen elektronischen Workflow, um diesen Prozess zu verwalten.
Es gibt zwei Aspekte des Änderungsmanagements, die vorhanden sein müssen, damit es richtig funktioniert: die Dokumentation des Antrags und die entsprechende Genehmigung. Die Antragsdokumentation muss den tatsächlichen zu ändernden Gegenstand, die geschäftliche Begründung für den Antrag und die erwarteten Vorteile und Risiken enthalten, die mit dem Antrag verbunden sind. Jede Änderung muss einen klaren Nutzen haben, entweder durch die Verbesserung eines Prozesses oder die Behebung eines Problems.
Der Genehmigungsprozess ist für das Änderungsmanagement von wesentlicher Bedeutung, und es liegt in der Verantwortung des Änderungskoordinators sicherzustellen, dass alle Anträge von der entsprechenden Person genehmigt werden. Da die Zustimmung von leitenden Mitarbeitern erforderlich ist, müssen alle Anfragen einem Mitglied des Managementteams erklärt werden, das möglicherweise eine andere Perspektive hat und zusätzliche Risiken oder Vorteile sieht. Darüber hinaus verringert dieser Prozess das Risiko, dass Mitarbeiter eine Änderung verlangen, die die internen Kontrollen reduziert.
Die Sicherstellung der Compliance ist ein wichtiger Teil der Rolle des Change Coordinators. Er oder sie ist dafür verantwortlich, Tracking-Nummern für Änderungen auszugeben und Projektpläne zu überprüfen, um sicherzustellen, dass allen Änderungsanforderungen eine Nummer zugewiesen ist. Darüber hinaus ist es wichtig zu überprüfen, ob der Genehmiger für den Bereich verantwortlich ist, der von der Änderungsanforderung betroffen ist. Beispielsweise sollte der Floor Manager einen Change Request bezüglich des zentralen Finanzsystems nicht genehmigen können, da er für diesen Bereich nicht zuständig ist.