Das Bestellmanagement ist eine betriebsinterne Buchhaltungsfunktion. Unternehmen verwenden einen Einkaufsprozess, um Vorräte, Betriebsmittel und andere Artikel zu erwerben, die zur Herstellung von Waren oder Dienstleistungen benötigt werden. Bestellungen stellen ein internes Dokument dar, das eine spezifische Berechtigung zum Einkauf verschiedener Ressourcen erteilt. Größere Unternehmen haben in der Regel einen klarer definierten Bestellprozess als kleinere Unternehmen. Große Unternehmen erstellen Richtlinien für das Bestellmanagement, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Standardarbeitsanweisungen für diesen Prozess befolgen.
Geschäftsinhaber weisen in der Regel bestimmten Personen im Unternehmen eine Bestellvollmacht zu. Geschäftsinhaber, Direktoren und Führungskräfte auf Führungsebene gestatten Betriebsleitern häufig, Bestellungen für ihre Abteilung zu genehmigen. Bestellungen für bedeutende Dollarbeträge, wie z. B. mehrere Tausend Dollar, sind die einzigen Bestellungen, für die die Genehmigung einer Führungskraft erforderlich ist. Geschäftsinhaber und leitende Angestellte delegieren diese Fähigkeit, um sicherzustellen, dass der Geschäftsbetrieb des Unternehmens ohne übermäßige Aufsicht fortgesetzt werden kann.
Unternehmen können ein Bestellverwaltungssystem verwenden, das eine Überprüfung mehrerer Lieferanten oder Lieferanten erfordert. Diese Anforderung stellt sicher, dass das Unternehmen die geringstmöglichen Kosten für wirtschaftliche Ressourcen erhält. Fertigungs-, Produktions- und Bauunternehmen verwenden üblicherweise ein Angebots-/Angebots-Bestellsystem. Ein Angebots-/Angebotssystem ermöglicht es Verkäufern und Lieferanten, einem Unternehmen spezifische Informationen in Bezug auf den Erwerb von wirtschaftlichen Ressourcen zu präsentieren. Anbieter und Lieferanten werden die Kosten für jeden Artikel, den verfügbaren Lieferprozess und die benötigte Zeit für die Erbringung aller im Angebot/Angebot aufgeführten Dienstleistungen angeben. Dieser Prozess entlastet das Unternehmen von umfangreicher Fußarbeit im Zusammenhang mit der Beschaffung von wirtschaftlichen Ressourcen.
Große Unternehmen haben oft eine Einkaufsabteilung, die allein für die Beschaffung von Ressourcen verantwortlich ist. Diese Abteilung nimmt die autorisierte Bestellung entgegen und sendet sie an den Lieferanten oder Lieferanten. Die Einkaufsabteilung überprüft die Warenverfügbarkeit, um sicherzustellen, dass der Verkäufer alle vertraglichen Verpflichtungen aus der Bestellung erfüllen kann. Folgeprobleme oder Änderungen der Bestellung können dem Betriebsleiter zur Genehmigung vorgelegt werden. Der Einkauf ist lediglich eine Mittlerfunktion, die den Bestellprozess im Bestellverwaltungssystem abwickelt.
Sobald die Waren oder Dienstleistungen eingegangen oder abgeschlossen sind, senden Verkäufer und Lieferanten dem Unternehmen eine Rechnung, um die Zahlung anzufordern. Damit beginnt der letzte Prozess des Bestellverwaltungssystems. Die Rechnung wird von der Buchhaltung des Unternehmens geprüft. In der Buchhaltung ist die Kreditorenbuchhaltung für die Prüfung der Bestellpapiere und die Ausgabe von Zahlungen verantwortlich. Viele Unternehmen verwenden ein Drei-Wege-Match-System. Kreditorenbuchhalter prüfen die interne Bestellung mit den Eingangspapieren und Kreditorenrechnungen. Unternehmen stellen Zahlungen nur dann aus, wenn alle drei Papiere übereinstimmen. Buchhalter geben die Informationen in die Buchhaltungssoftware des Unternehmens ein, drucken einen Scheck aus und lassen die Ausgabezahlung an den Verkäufer von einem autorisierten Unterzeichner unterschreiben.