Der erste Schritt beim Verfassen eines Stärken-, Schwächen-, Chancen- und Bedrohungsanalyseberichts (SWOT) besteht darin, eine kurze Zusammenfassung des Projekts zum Nutzen von Personen zu erstellen, die damit möglicherweise nicht vertraut sind. Sie sollten dann Stärken und Schwächen in Bezug auf das Projekt untersuchen – alle aktuellen Systeme, die Ressourcen des Unternehmens und alle anderen internen Faktoren, die für das Projekt nützlich sein könnten, sollten mit begleitenden Erläuterungen in den SWOT-Analysebericht aufgenommen werden. Untersuchen Sie alle externen Faktoren, die das Ergebnis des Projekts beeinflussen könnten, wie das aktuelle Wirtschaftsklima, und listen Sie sie unter Chancen und Risiken auf. Schließen Sie den SWOT-Analysebericht mit Empfehlungen, wie Sie Stärken und Chancen maximieren und gleichzeitig Schwächen und Bedrohungen in einem konkreten Aktionsplan minimieren können.
Eine Einführung in einen SWOT-Analysebericht sollte das Projekt veranschaulichen und zeigen, wie es für die Geschäftsziele des Unternehmens von Vorteil sein kann. Auf diese Weise können Sie feststellen, ob das Projekt eine strategische Planungssitzung wert ist oder nicht. Wenn das Projekt bereits vorgeschlagen wurde, sollte die Einleitung so kurz wie möglich gehalten werden und nur die wichtigsten Punkte des Projekts hervorgehoben werden.
Identifizieren Sie unter Stärken alle internen Faktoren, die sich für das Projekt als nützlich erweisen. Wenn das Unternehmen beispielsweise bei einem bestimmten Gut derzeit Marktführer ist, prüfen Sie, wie die Popularität des Produkts genutzt werden könnte, um die Erfolgschancen des Projekts zu erhöhen. Identifizieren Sie auf dieselbe Weise alle möglichen Schwächen des Teams, die eine erfolgreiche Ausführung beeinträchtigen könnten. Ist das Unternehmen beispielsweise nur in einer einzigen Region eine etablierte Marke, könnte die fehlende Präsenz in anderen Bereichen einem weitreichenden Projekt abträglich sein.
Der Chancenteil eines SWOT-Analyseberichts sollte alle externen Faktoren detailliert beschreiben, die das Projekt zu einem höheren Erfolg führen könnten. Wenn das Produkt einen bestimmten saisonalen Bedarf abdeckt, kann der Verkauf zu dieser bestimmten Jahreszeit die Rendite des Projekts maximieren. Personen, die einen plötzlichen Popularitätsboom erleben, könnten als Sprecher für das Produkt eingesetzt werden. Der Bedrohungsteil hingegen sollte äußere Umstände identifizieren, die den Erfolg behindern könnten. Zum Beispiel könnte ein ähnliches Produkt, das derzeit auf dem Markt ist, den potenziellen Verkauf Ihres Produkts beeinträchtigen.
Ein guter SWOT-Analysebericht endet mit detaillierten Handlungsempfehlungen. Enthalten Sie klare Pläne, wie Sie die Stärken des Unternehmens optimal nutzen und sich bietende Chancen nutzen können. Erstellen Sie gleichzeitig Methoden, wie Sie Schwachstellen möglicherweise in Vermögenswerte umwandeln können, während Sie Notfallpläne für Bedrohungen erstellen.