Der Probesaldo ist eine Buchhaltungsliste, die die Anfangs- und Endsalden für alle Konten anzeigt, die im Rechnungslegungssatz enthalten sind. Dieses Arbeitsblattformat ermöglicht es, auszuwerten, ob die Gesamtbelastungen für den genannten Zeitraum mit der Gesamtzahl der für den gleichen Zeitraum generierten Gutschriften im Gleichgewicht sind. Wenn ein echter Testsaldo vorhanden ist, sind die Gesamtgutschriften und Gesamtbelastungen gleich.
Die Verwendung eines Probesaldos, um den aktuellen Status von Buchhaltungsunterlagen zu qualifizieren, ist auf verschiedene Weise hilfreich. Eines der wichtigsten Dinge, die mit der Erstellung eines solchen Saldos erreicht werden, ist, schnell und einfach zu erkennen, wenn die Belastungen und Gutschriften nicht gleich sind. Durch die regelmäßige Ausführung dieser Saldenart ist es möglich, einen bestimmten Abrechnungszeitraum, in dem ein Ungleichgewicht aufgetreten ist, schnell zu erkennen und schnell zu korrigieren.
Aus diesem Grund entscheiden sich viele Unternehmen dafür, mindestens monatlich eine Testbilanz durchzuführen. Je nach Abrechnungszyklus des Unternehmens kann es hilfreich sein, das Arbeitsblatt für den Saldo zweiwöchentlich zu erstellen. Grundsätzlich gilt: Je kürzer der betrachtete Zeitraum, desto einfacher ist es, den Ursprung des Ungleichgewichts zu identifizieren und die Situation zu beheben, bevor es zu einem größeren Bilanzierungsproblem wird.
In vielen Fällen handelt es sich bei einer Differenz zwischen Gutschrift und Lastschrift, die sich in einem Probesaldo zeigt, lediglich um einen Buchungsfehler, der im betrachteten Zeitraum zu einem bestimmten Zeitpunkt aufgetreten ist. Wenn dies der Fall ist, kann der Fehler in der Regel leicht erkannt und der Gleichheitszustand zwischen Soll und Haben wiederhergestellt werden.
Ein Probesaldo ist besonders effektiv, um einen doppelten Buchungsfehler zu identifizieren. Oftmals führt die Differenz zwischen den Haben und Sollen schnell zu einer bestimmten Buchung, die möglicherweise fälschlicherweise in zwei verschiedenen Spalten oder Konten innerhalb des Gesamtbuchs erfasst wurde.
Gleichzeitig kann der Probesaldo auf eine Ungleichheit hinweisen, die durch die Eingabe einer Gutschrift oder Lastschrift auf dem falschen Konto entstanden ist. In diesem Fall kann das Finden des Fehlers etwas zeitaufwändiger sein, da jede Buchung für den angegebenen Zeitraum überprüft und bestätigt werden muss, dass die Buchung im richtigen Konto und unter der richtigen Klassifizierung erfolgt ist.
Das Ausführen der Probebilanz ist in der Regel ein Vorläufer für die Erstellung anderer Finanzdokumente, wie z. Indem sichergestellt wird, dass alle während der Periode gebuchten Belastungen und Gutschriften korrekt sind, ist die Erstellung von Berichten und anderen Dokumenten basierend auf den Buchhaltungsdaten einfacher zu bewerkstelligen.