Der Beschaffungszyklus besteht aus einer Reihe von Schritten, die beim Erwerb von Waren zum Verkauf oder zur Verwendung durch ein Unternehmen oder eine Agentur erforderlich sind. Es beginnt mit der Identifizierung des Bedarfs für ein bestimmtes Produkt, geht durch den Kauf- und Lieferprozess und endet mit der Erneuerung, bei der die Leute entscheiden, ob sie mehr von dem Produkt benötigen. Oft überwacht eine ganze Abteilung diesen Prozess. Diese Abteilung muss die besten Produkte zu den besten Preisen finden, wobei Einschränkungen wie die Weigerung, mit bestimmten Unternehmen oder Ländern Geschäfte zu machen, bei der Entscheidung, was und wo beschafft werden soll, berücksichtigt werden.
Wenn ein Unternehmen den Bedarf für ein Produkt erkennt, beginnt der Beschaffungszyklus mit der Sammlung von Informationen. Menschen recherchieren verfügbare Optionen, um den Bedarf zu decken, und sammeln Daten zu Preisen, Rabatten, Lieferzeiten und anderen Angelegenheiten. Sobald sie die bestmögliche Quelle identifiziert haben, wenden sie sich an den Lieferanten, um Vertragsverhandlungen aufzunehmen. Dies kann so einfach sein wie die Bestellung einiger Kartons Papier bei einer Papierfabrik oder so komplex wie die Verhandlungen über ein komplett neues Computersystem für eine Regierungsbehörde.
Während dieses Teils des Beschaffungszyklus arbeiten die Mitarbeiter auf beiden Seiten daran, das beste Angebot zu erzielen. Der Lieferant berücksichtigt Faktoren wie die Größe der Bestellung und die Wahrscheinlichkeit von Nachbestellungen, während das Unternehmen über Fragen nachdenkt, wie schnell es das Produkt benötigt. Sie kann Muster anfordern, um die Qualität zu beurteilen und Angebote verschiedener Lieferanten zu vergleichen. Schließlich wird es einen Deal mit einem Kaufvertrag abschließen und auf die Lieferung warten.
Nach der Lieferung verwenden oder verkaufen die Menschen das Produkt, wodurch der Beschaffungszyklus abgeschlossen wird, da entweder ein neuer Bedarf für das Produkt besteht oder ein Projekt abgeschlossen ist und ein bestimmtes Produkt nicht mehr benötigt wird. Sie können ungenutzte Produkte entsorgen, Mietgegenstände zurückgeben, beschädigte und verbrauchte Produkte entsorgen und entscheiden, ob sie mehr bestellen müssen. An diesem Punkt des Beschaffungszyklus können Mitarbeiter um Feedback von Mitarbeitern und anderen bitten, wie gut das Produkt ihre Anforderungen erfüllt, um zu entscheiden, ob sie denselben Lieferanten verwenden oder sich an einen neuen wenden möchten.
In der Regel gibt es in einem Unternehmen spezifische Vergabeverfahren. Personen müssen diese befolgen, wenn sie neue Produkte bestellen möchten, von der Einreichung des richtigen Anforderungsformulars bis hin zur Sicherstellung, dass zum Zeitpunkt der Lieferung jemand für das Produkt zur Verfügung steht. Dies kann an Arbeitsplätzen mit Problemen wie Sicherheitsbedenken kompliziert werden, wo der Schutz der Sicherheit des Arbeitsplatzes möglicherweise einige zusätzliche Schritte erfordert, wie z. B. Hintergrundprüfungen bei Lieferanten während des Beschaffungszyklus.