Ein Lebenszyklus von Datensätzen beschreibt jede Phase eines Dokuments, von der Erstellung bis zur Vernichtung. Es hilft Unternehmen und Behörden bei der Planung von Speicherung, Schutz, Abruf und Vernichtung von Informationen in verschiedenen Phasen. Records Lifecycle Management-Systeme kontrollieren in der Regel umfangreiche Informationsmengen auf bequeme und sichere Weise.
Die Planung findet in der Regel statt, bevor Prozesse für das Lebenszyklusmanagement von Aufzeichnungen implementiert werden. Durch die Integration von Verfahren in die tägliche Routine bleiben Aufzeichnungen unter Kontrolle und sicher. Diese Planung umfasst im Allgemeinen Techniken für die Sammlung, Organisation, Wartung und Entsorgung während des gesamten Lebenszyklus der Aufzeichnungen.
Die Definition von Aufzeichnungen umfasst Fotos, Grafiken, Karten, Filme und Tonbänder, sowohl in Ton als auch in Bild. Eine Schallplatte ist alles, was reproduziert werden kann, normalerweise mit Hilfe anderer Geräte. Es definiert Daten aus dem Inneren einer Organisation oder aus externen Quellen, und ein Datensatz kann als offiziell oder inoffiziell angesehen werden. Offizielle Aufzeichnungen bezeichnen normalerweise Informationen mit einer bestimmten Lebensdauer.
Zu den offiziellen Aufzeichnungen gehören Finanzdokumente einer öffentlichen Stelle sowie alle anderen Informationen, die gesetzlich als öffentliche Aufzeichnungen definiert sind. Rechtliche Informationen, die vor Gericht verwendet werden könnten, könnten ebenfalls unter die Klassifizierung eines amtlichen Datensatzes fallen, der aufbewahrt werden sollte. Gesetze in vielen Gerichtsbarkeiten schreiben Fristen für die Aufbewahrung von offiziellen Aufzeichnungen vor, wie z. B. Gerichtsakten.
Aufzeichnungen werden aus E-Mails, aufgezeichneten Telefongesprächen, gedruckten Dokumenten und anderen Daten erstellt, die zeigen, wie sich Entscheidungen entwickelt haben. Alles, was in Zukunft für ein Unternehmen oder eine Organisation nützlich sein könnte, wird normalerweise gemäß dem Lebenszyklus der Aufzeichnungen aufbewahrt. Mit Fortschritten in der Technologie speichern Unternehmen im Allgemeinen Aufzeichnungen elektronisch, um die Notwendigkeit von Papierspeicherbereichen zu beseitigen.
Organisieren von Informationen und Bestimmen ihrer Nutzungsfaktoren im Records Lifecycle Management. Ein Datensatz sollte katalogisiert oder archiviert werden, damit er bei Bedarf oder Anforderung leicht wiederauffindbar ist. Formulare, Korrespondenz und Duplikate werden in der Regel in einem leicht verständlichen und leicht zu navigierenden Ablagesystem gespeichert.
Diese Aufzeichnungen erfordern auch einen Wartungs- und Schutzplan, insbesondere für Daten, die wertvolle Informationen mit einem dauerhaften Lebenszyklus der Aufzeichnungen darstellen. In vielen Regionen werden Aufzeichnungen mit historischem Wert in staatlichen Archiven archiviert. Beispiele für diese Dokumente sind Geburts- und Sterberegister sowie Dokumente des Präsidenten.
Wenn Daten das Ende ihres Lebenszyklus erreichen, ist die Vernichtung zulässig. Die Entsorgung kann angemessen sein für Entwurfsdokumente oder Materialien, die zur Erstellung offizieller Aufzeichnungen verwendet werden. Duplikate können auch vernichtet werden, nachdem das Original in irgendeiner Form aufbewahrt wurde. Einige Unternehmen setzen unabhängige Dienstleister ein, um die Lebensdauer eines Datensatzes zu verfolgen.