Eine der Grundlagen für den Betrieb eines Unternehmens besteht darin, die von Kunden geschuldeten Gelder zu verwalten und eine genaue Aufzeichnung der von Kunden erhaltenen Gelder zu führen, die auf die Beträge angewendet werden, die sie derzeit schulden. Das geschuldete Geld wird als Debitorenbuchhaltung bezeichnet. Die meisten Unternehmen haben eine eigene Abteilung für diesen Bereich, die für das Erstellen und Versenden von Rechnungen, den Empfang und die Verarbeitung von Zahlungen sowie für die Verfolgung des verfügbaren und noch fälligen Geldes verantwortlich ist.
Der grundlegende Zweck der Rechnungslegung besteht darin, sicherzustellen, dass jedes funktionierende Unternehmen zu jedem Zeitpunkt ein genaues Bild davon hat, was finanziell passiert. Eine Debitorenbuchhaltung trägt zur Genauigkeit teilweise bei, indem sie den Kunden die erbrachten Dienstleistungen oder Waren in Rechnung stellt. Normalerweise ist es diese Abteilung, die mit den Rechnungsinformationen und den individuellen Rechnungsanforderungen des Kunden Schritt hält.
Ein Großkunde kann beispielsweise einen prozentualen Rabatt auf monatlich gekaufte Waren oder Dienstleistungen erhalten, basierend auf dem Geschäftsvolumen des Unternehmens. Die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung würden diese Rabattinformationen als Teil des Abrechnungsprofils dieses Kunden pflegen und sicherstellen, dass alle Rechnungen an diesen Kunden den richtigen Rabatt widerspiegeln. Diese Abteilung hat oft viel Einfluss darauf, wie die Rechnung aussieht, welche Informationen enthalten sind und wie die Informationen organisiert sind.
Neben der Erstellung und Verteilung von Rechnungen an Kunden ist diese Abteilung oft dafür verantwortlich, Zahlungen auf diesen Rechnungen entgegenzunehmen und sicherzustellen, dass das Geld korrekt verwendet wird. Während einige Abteilungen dazu neigen, eine Zahlung an einen Kunden zu buchen und sie auf die älteste ausstehende Rechnung anzuwenden, ist es üblicher, dass eine Zahlung auf eine bestimmte Rechnung angewendet wird, auch wenn es sich nicht um die älteste ausstehende Rechnung für diesen Kunden handelt. Dies ermöglicht es den Mitarbeitern, die Alterung älterer Rechnungen zu erkennen und mit dem Kunden zusammenzuarbeiten, um Probleme zu lösen, die die Zahlung von Rechnungen verhindern könnten, die älter als die Standardzahlungsbedingungen sind.
Die Debitorenbuchhaltung arbeitet auch eng mit der Kreditorenbuchhaltung des Buchhaltungsprozesses zusammen. Genauso wie von Kunden erwartet wird, dass sie für erbrachte Waren und Dienstleistungen bezahlen, wird vom Unternehmen erwartet, dass ausstehende Rechnungen rechtzeitig an ihre Lieferanten bezahlt werden. Es ist wichtig, dass Informationen über die Höhe des nutzbaren Umsatzes vorliegen, bevor Zahlungen geleistet werden. Mit diesen verfügbaren Daten kann die Kreditorenbuchhaltung Zahlungen im Namen des Unternehmens planen und ausführen.