Die Organisationsstruktur eines Versicherungsunternehmens hängt im Allgemeinen von der Größe, dem Alter und der Spezialität des Unternehmens ab. Meistens beginnt es mit einer funktionalen Struktur, in der die Arbeitnehmer vertikal nach ihrer Tätigkeit organisiert sind. Von dort aus wird das Unternehmen oft in eine divisionale Struktur übergehen, in der einzelne Teams spezifische Anliegen bearbeiten. Große Versicherungsunternehmen, die sich in mehrere Niederlassungen verzweigen, haben die Wahl zwischen einer zentralen und einer dezentralen Version ihrer derzeitigen Struktur. Dies bestimmt den Grad der Autonomie der einzelnen Filialen.
Wenn die meisten Unternehmen anfangen, verwenden sie ein gemeinsames Organigramm. Dies gliedert sich in einen Führer, ein oder zwei Manager und einen großen Pool von Arbeitern. Aber auch neue Versicherungsunternehmen sind für diese einfache Struktur viel zu komplex. Stattdessen beginnen sie typischerweise mit einer funktionalen Struktur.
In einer funktionalen Organisationsstruktur bestimmt die Tätigkeit einer Person ihre Position im Unternehmen. Wenn die Arbeitskraft ein Sachverständiger ist, ist er oder sie in der Sachverständigengruppe, ein Underwriter ist in der Underwriter-Gruppe und so weiter. Dies funktioniert sehr gut für kleinere Büros, in denen sich nur eine Handvoll Personen in einer Gruppe befinden. Wenn das Unternehmen zu expandieren beginnt, neigt die funktionale Struktur dazu, eine Gruppe von einer anderen zu isolieren, und diese Aufteilung kann sich negativ auf das Unternehmen auswirken.
In den meisten Fällen wird die Versicherungsgesellschaft auf ein divisionales Format umstellen. In dieser Situation werden Teams mit einem Vertreter aus jedem Hauptbereich der Organisation erstellt. Das Team arbeitet an konkreten Fällen, in denen es von einem breiten Spektrum an Wissen und Fähigkeiten profitieren kann.
Die Abteilungsorganisation ist bei Versicherungsunternehmen am weitesten verbreitet, kann jedoch noch einer weiteren Änderung unterzogen werden. In mehreren Niederlassungen oder großen Einzelbüros muss das Unternehmen entscheiden, wie viel Verantwortung jedes Team oder jede Niederlassung hat. Diese gliedert sich in zwei Haupttypen, zentralisiert und dezentral.
Eine zentralisierte Struktur verwendet ein einziges Büro, in dem alles verarbeitet wird. Ein Hauptbüro, das oft die erfahrensten Mitarbeiter umfasst, wird jede von der Organisation getroffene Entscheidung prüfen, bevor sie genehmigt wird. Dies verringert zwar die Wahrscheinlichkeit, dass das Unternehmen Fehler macht, verlangsamt aber auch den gesamten Prozess drastisch.
Dezentrale Strukturen sind das genaue Gegenteil. Diese organisatorische Änderung gibt jedem Team und jeder Geschäftsstelle einen gewissen Ermessensspielraum über seine eigenen Fälle. Eine solche Struktur erhöht die Fehlerwahrscheinlichkeit, erhöht aber auch die Reaktionszeit des Teams. Diese Verbesserung führt oft zu zufriedeneren Kunden und mehr Geschäft. Die meisten Unternehmen verwenden ein Hybridmodell, bei dem die Teams einige Entscheidungen selbst treffen können, während andere sich an die Zentrale wenden müssen.