Projektvorschläge sind Dokumente, die dazu dienen, einen Aktionsplan vorzustellen, die Gründe für die Notwendigkeit der Aktion darzulegen und den Leser davon zu überzeugen, den im Hauptteil des Dokuments empfohlenen Aktionen zuzustimmen und deren Umsetzung zu genehmigen. In vielen Fällen wird das Dokument als Antwort auf einen Request for Proposal (RFP) erstellt, der von einem aktuellen oder potenziellen Kunden ausgestellt wird. Ein solches Dokument kann aber auch einem internen Zweck dienen, insbesondere dann, wenn jemand im Unternehmen eine Idee hat, wie das Unternehmen profitabler oder effizienter gestaltet werden kann und für die Umsetzung der Maßnahme eine Genehmigung und Unterstützung benötigt wird.
Ein Projektvorschlag wird in jeder Situation übersichtlich gestaltet, sodass der Leser einen logischen Gedankengang bis zum Schluss verfolgen kann. Viele Musteranträge bieten eine grundlegende Richtlinie, die sogar Anfängern helfen kann, in den Schwung des effektiven Verfassens von Vorschlägen einzusteigen. Die Leitlinien identifizieren normalerweise fünf Schlüsselkomponenten oder Abschnitte eines jeden Projektvorschlags: Einführung, Hintergrund, Strategie, Budgetierung oder Finanzierung und Ergebnis.
Mit dem einleitenden Teil eines Projektantrags soll den Lesern erklärt werden, worum es bei dem Projekt geht und warum es sich lohnt, sich die Zeit zu nehmen, das Projekt überhaupt in Betracht zu ziehen. Im Wesentlichen dient dieser Abschnitt dazu, den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Präsentation der Daten sowie den Zeitaufwand für das Lesen und Überlegen der Vorzüge und Durchführbarkeit des Projekts selbst zu validieren. Die Einführung ist nicht der Ort, um das A und O des Projekts vorzustellen, sondern nur, um sein Potenzial aufzuzeigen und genug Interesse zu wecken, um den Leser zu ermutigen, mehr zu erfahren.
Der Hintergrund erläutert die grundlegenden Punkte der Einführung und nennt oft spezifische Gründe, warum der Projektplan gut ist, basierend auf historischen Daten, Prognosen über den zukünftigen Bedarf und der Leistung und den aktuellen Umständen des Geschäfts. Der Hintergrund hilft dabei, Argumente dafür zu entwickeln, wie das Projekt den aufgrund vergangener Maßnahmen entstandenen Bedarf decken und gleichzeitig zukünftige Bedürfnisse antizipieren und rechtzeitig adressieren kann. In den meisten Fällen wird der Hintergrundabschnitt festhalten, dass etwas getan werden muss, und den Weg ebnen, um zu lernen, wie etwas erreicht werden kann.
Ziel ist es, mit dem Strategieteil des Projektantrags alle Vorgehensweisen zu skizzieren, die für den Projekterfolg erforderlich sind. Oft hilft die Strategie dabei, kurz- und langfristige Ziele für das Projekt zu definieren, erklärt, wie jeder Schritt systematisch durchgeführt wird und welche Art von Rendite aus dem Aufwand zu erwarten ist. Hier beginnt der Leser eine Vorstellung davon zu bekommen, wie wichtig das Projekt ist und welches Potenzial es hat, um dem Unternehmen dabei zu helfen, vorhandene Ressourcen besser zu nutzen und sich gleichzeitig für die Zukunft aufzustellen.
Im Abschnitt Budget geht es um das, was die meisten Entscheidungsträger wissen müssen, bevor sie ein Projekt genehmigen: Welche Kosten sind mit der Umsetzung des Projektvorschlags verbunden? In diesem Abschnitt müssen die Details durch gut recherchierte Fakten und Zahlen untermauert werden, die alle erdenklichen Aspekte der Finanzierung abdecken, die für den Start und die Aufrechterhaltung des Projekts im Laufe der Zeit erforderlich ist. Viele Vorschläge scheitern hier, weil es an Details und Belegen für die enthaltenen Details mangelt.
Schließlich weist der Projektvorschlag auf das Ergebnis der Umsetzung des Projekts hin. Dies ist der Abschnitt, in dem alle Vorteile klar beschrieben werden. Zu den Vorteilen können beispielsweise die Senkung der Betriebskosten, die Erhöhung des öffentlichen Profils des Unternehmens, die Generierung von mehr Umsatz oder die Steigerung des Gewinns aufgrund einer effizienteren Nutzung der verfügbaren Ressourcen gehören. Wie beim Budgetdetail ist es wichtig, dass jeder genannte Nutzen durch andere Daten belegt werden kann, um ernsthaft berücksichtigt zu werden.
Das Verfassen eines Angebots ist manchmal einfacher, wenn ein formelles RFP bereitgestellt wird. Häufig legt das RFP die Grundstruktur des Angebots fest, liefert wertvolle Hinweise auf spezifische Informationen, die für den potenziellen Kunden von Interesse sind, und legt die Reihenfolge fest, in der die Daten präsentiert werden. Wenn ein RFP bereitgestellt wird, ist es wichtig, die Spezifikationen des Dokuments buchstabengetreu zu befolgen. Andernfalls wird das Angebot beiseite gelegt und einer der anderen Verkäufer, der die Bestimmungen genau befolgt hat, erhält den Zuschlag.