Wenn Unternehmen und Organisationen Mitarbeiter einstellen, erstellen sie oft eine Zusammenfassung der idealen Person, die eine Position am besten erfüllen kann. In dieser Zusammenfassung finden Sie eine Liste der erforderlichen Fähigkeiten, die erforderlich sind, um die Aufgaben, aus denen die Stelle besteht, effektiv zu erfüllen. Die meisten Unternehmen bezeichnen diese Art der Zusammenfassung als Personenspezifikation. Die Erstellung einer detaillierten Personenbeschreibung bietet Arbeitgebern Vorteile, hat aber auch Nachteile. Es sind bestimmte Richtlinien zu beachten, um eine effektive Personenspezifikation zu erstellen.
Eine Personenspezifikation enthält eine detaillierte Liste, die normalerweise alle erforderlichen Fähigkeiten, Ausbildungen und Erfahrungen enthält, die eine Person haben muss, um eine Position effektiv zu erfüllen. Die meisten Spezifikationen beinhalten den Titel einer Stelle und auf welche Ebene sie innerhalb des Unternehmens fällt. Der Standort der Stelle und der Mitarbeiter der obersten Ebene, an den der neue Mitarbeiter berichtet, werden ebenfalls aufgeführt. Da alle Stellen mit einem Zweck geschaffen werden, werden die Ziele, die der Mitarbeiter erreichen muss, sowie die zu erfüllenden Aufgaben aufgeführt.
Obwohl sich eine Personenspezifikation von einer Stellenbeschreibung unterscheidet, ist sie für Arbeitgeber dennoch sehr vorteilhaft. Personenspezifikationen werden von Bewerbern nicht gesehen, sondern nur von Personal, was sie von Stellenbeschreibungen unterscheidet. Nachdem ein Arbeitgeber eine solche Spezifikation erstellt hat, kann er oder sie leicht erkennen, welche Bewerber das Potenzial haben, die entsprechende Position am besten zu besetzen, sowie diejenigen, die nicht ideal sind. Dies ermöglicht es einem Unternehmen, seine Einstellungsprozesse so zeiteffizient wie möglich abzuschließen.
Auch wenn eine Personenspezifikation den Einstellungsprozess für ein Unternehmen viel einfacher machen kann, hat sie dennoch ihre Nachteile. Wenn sie nicht effektiv erstellt wird, kann diese Art von Spezifikation aus einer Reihe von Gründen rechtliche Konsequenzen haben. Die in den Personenspezifikationen aufgeführte Terminologie kann niemals Vorurteile offenlegen, die nicht auf die Stelle zutreffen. Dies könnte dazu führen, dass die Spezifikationen als diskriminierend angesehen werden.
Jedes Mal, wenn ein Arbeitgeber Personenspezifikationen für Stellen erstellt, sollte er mehrere Richtlinien beachten. Der Arbeitgeber sollte niemals Anforderungen oder Spezifikationen angeben, die nicht auf die zu besetzende Stelle zutreffen. Jedes Kriterium, das unparteiisch oder neutral beurteilt werden kann, sollte ebenfalls niemals aufgenommen werden. Um die am besten geeignete Person einzustellen, sollten die Aufgaben und Anforderungen nicht überbewertet werden. Ein Arbeitgeber sollte auch die Gründe angeben, warum jede Anforderung enthalten ist. Eine Personenspezifikation sollte auch regelmäßig aktualisiert und überprüft werden, um ihre Gültigkeit sicherzustellen.