Ausbuchungen sind Gutschriften, die zuvor in den Buchhaltungsunterlagen als Forderungen ausgewiesen wurden, aber jetzt aus irgendeinem Grund als uneinbringlich gelten. Der Zweck der Abbuchung besteht darin, ein kontrolliertes Verfahren zu ermöglichen, das die Einbeziehung des nicht eingezogenen Kredits bei der Berechnung des aktuellen Saldos in der Debitorenbuchhaltung ausschließt. Somit ist eine Ausbuchung eine einfache Abschreibung, die einen Posten aus dem erwarteten Nettoeinkommen entfernt.
Die Abbuchung bedeutet nicht, dass kein weiterer Versuch unternommen wird, die ausstehende Forderung vom Schuldner einzuziehen. Vielmehr bedeutet die Verwendung einer Abbuchung lediglich, dass der Betrag der Forderung nicht mehr in der Debitorenbuchhaltung zum Zweck der Bestimmung des noch einzuziehenden Ertrags aus ausstehenden Rechnungen an Kunden ausgewiesen wird. Alle Rechnungen, die dem Hauptteil der Forderungen belastet oder abgeschrieben werden, verbleiben weiterhin in den gesamten Finanzunterlagen des Unternehmens. Üblicherweise wird der abgeschriebene Betrag als uneinbringliche Forderung bezeichnet.
Viele Unternehmen verwenden die Abbuchungsrichtlinie, um ausstehende Rechnungen zu identifizieren, die noch lange nach Fälligkeit der Zahlung unbezahlt bleiben. Um eine Abbuchung zu vermeiden, können Unternehmen periodisch bis zu 120 Tage nach Fälligkeit der Rechnung Mahnungen versenden. Danach kann die Rechnung abgebucht, aus der Debitorenbuchhaltung entfernt und zur weiteren Bearbeitung an ein Inkassounternehmen übergeben werden.
Für den Fall, dass das Inkassobüro die Zahlung einer überfälligen Rechnung sicherstellen kann, erstellt das Unternehmen häufig eine geänderte Rechnung oder ein anderes Instrument, um den Erhalt des Wertes der Originalrechnung abzüglich der vom Inkassobüro erhobenen Gebühren zu ermöglichen. Die ursprüngliche Abbuchung wird normalerweise nicht rückgängig gemacht, obwohl einige Unternehmen es vorziehen, diesem Verfahren zu folgen und einfach den Saldo entsprechend dem vom Inkassobüro eingezogenen und weitergeleiteten Betrag anzupassen.
Die Abbuchung ist eine hilfreiche Möglichkeit, eine uneinbringliche Forderung aus den Buchhaltungsunterlagen eines Unternehmens zu entfernen. Dieser Ansatz trägt dazu bei, die aktuelle Debitorenbuchhaltung auf dem neuesten Stand zu halten und liefert dem Geschäftsinhaber realistische Zahlen darüber, welche Einnahmen in den nächsten ein bis drei Monaten angemessen erwartet werden können.