Wenn ein Arbeitnehmer sein privates Fahrzeug nutzt, um geschäftlich zu Gunsten seines Arbeitgebers zu tätigen, können ihm die damit verbundenen Kosten in Form einer Kilometerrückerstattung zurückerstattet werden. Auf diese Weise übernimmt ein Unternehmen einen Teil der Kraftstoffkosten und des Autoverschleißes zu einem festgelegten Prozentsatz, was die finanzielle Belastung der Mitarbeiter entlastet. In den Vereinigten Staaten ist dies ein optionaler Vorteil; Daher kann die US-Regierung auch einen Steuerabzug für Unternehmen oder Einzelpersonen zulassen, die Autos für geschäftliche Zwecke nutzen. Normalerweise stützen sich Unternehmen bei der Kilometererstattung auf die Richtlinien nationaler Regierungsbehörden wie dem Internal Revenue Service (IRS) in den USA, aber nicht immer.
Mitarbeiter, die für Organisationen arbeiten, die Kilometerrückerstattung anbieten, müssen in der Regel eine genaue Abrechnung der von ihnen gefahrenen Geschäftsmeilen vorlegen. Die meisten Unternehmen haben ein Standardformular, die sogenannte Spesenabrechnung, in der der Mitarbeiter relevante Informationen ausfüllt, die die Orte, an denen er gefahren ist, die Anzahl der zurückgelegten Kilometer und den Geschäftszweck für jeden einzelnen Besuch angeben. Wenn das Management die Spesenabrechnung genehmigt, werden dem Mitarbeiter die ihm entstandenen Kosten erstattet. Dies wird in der Regel berechnet, indem die Anzahl der gefahrenen Geschäftskilometer mit dem vom Arbeitgeber festgelegten aktuellen Erstattungssatz multipliziert wird.
In den Vereinigten Staaten veröffentlicht der IRS optionale Standardmeilensätze, die auf den Betriebskosten eines Autos basieren. In der Schätzung werden grundsätzlich auch die Gaspreise des Vorjahres berücksichtigt. Arbeitgeber können ihre Mitarbeiter auf der Grundlage dieses vorgeschlagenen Satzes entschädigen. Sie können auch nach eigenem Ermessen davon abweichen.
Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, die Kilometerrückerstattung überhaupt nicht anzubieten. Wenn dies jedoch der Fall ist, können sie diese Ausgaben als Steuerabzug in ihre Unternehmenserklärung einbeziehen. Ebenso können Personen, die keine Kilometerrückerstattung von ihrem Arbeitgeber erhalten, auch berechtigt sein, Autokosten als Abzug in ihrer persönlichen Einkommensteuererklärung anzugeben.
Fahrten vom Wohnort einer Person zu einer Arbeitsstelle sind in der Regel weder für eine beschäftigende Einheit noch für eine Einzelperson erstattungsfähig. Mit anderen Worten, wenn eine Person normalerweise 20 Meilen pro Tag von ihrem Zuhause zu ihrem Büro fährt, kann sie dies normalerweise nicht als legitime Ausgabe geltend machen. Wenn er jedoch tagsüber an andere Orte fährt, um für seinen Arbeitgeber Verkaufsgespräche zu führen oder Geschäfte zu tätigen, kann er im Rahmen der Kilometererstattung in der Regel eine Entschädigung für die zusätzliche Fahrt verlangen.