Ein Kassenbuch ist ein Journal oder Ledger, in dem alle Geschäftsvorfälle aufgezeichnet werden. Das Kassenbuch selbst ist normalerweise in chronologischer Reihenfolge organisiert und das Buch wird routinemäßig mit Kontoauszügen verglichen, um sicherzustellen, dass das Buch korrekt ist. Einige Unternehmen verwenden zwei Bücher – eines für eingehende und eines für ausgehende Gelder. Es gibt sowohl physische als auch elektronische Formen dieses Buches, und einige Unternehmen verwenden beide gleichzeitig. Kassenbücher werden auch für interne und externe Prüfungen verwendet, um sicherzustellen, dass kein Geld illegal ausgegeben wird, und um sicherzustellen, dass die Regierung oder ein verbundenes Unternehmen alle Geschäftsauszüge korrekt sind.
Das Kassenbuch selbst ist auf einfache Weise organisiert. Alle Aufzeichnungen sind chronologisch und werden normalerweise während der Transaktion oder kurz nach Abschluss der Transaktion in das Buch geschrieben, damit das Buch so genau wie möglich ist. Um sicherzustellen, dass das Buch korrekt ist, überprüfen Manager das Buch in der Regel routinemäßig, vielleicht einmal täglich oder einmal pro Woche, und vergleichen alle Kontoauszüge, um sicherzustellen, dass keine Transaktionen verpasst wurden und keine Transaktionen betrügerisch waren.
Um Transaktionen getrennt zu halten, verwenden einige Unternehmen zwei verschiedene Kassenbücher. Eine wird für alle eingehenden Gelder gemacht, während die andere für ausgehende Gelder gilt. Für ein Unternehmen mit einer großen Anzahl von Transaktionen kann dies ideal sein, da es einfacher ist, die Transaktionen zu durchsuchen, um die Aufzeichnungen mit Kontoauszügen zu vergleichen.
Als das Kassenbuchkonzept begann, gab es nur Papierbücher, aber Kassenbücher können auch elektronisch sein. Ein physisches Buch kann schwieriger zu stehlen sein, da ein Buch nicht gehackt werden kann, aber es kann auch viel Platz beanspruchen. Ein elektronisches Buch nimmt wenig Platz ein und bietet den Benutzern normalerweise Werkzeuge und Grafiken, um die Kassenaufzeichnungen besser aufzuzeichnen und zu präsentieren. Viele Unternehmen verwenden sowohl physische als auch elektronische Bücher, daher gibt es separate Aufzeichnungen, um es einem Mitarbeiter oder Manager zu erschweren, Geld zu stehlen.
Neben der Verfolgung aller Geschäftsvorfälle besteht eine weitere wichtige Rolle des Kassenbuchs darin, als Revisionsinstrument zu dienen. Audits können entweder intern oder extern sein; ein internes Audit wird von dem Unternehmen, das das Buch führt, und ein externes Audit von einer anderen Stelle, wie der Regierung oder einem verbundenen Unternehmen, eingeleitet. Durch die Überprüfung der Kassenaufzeichnungen, den Vergleich der Aufzeichnungen mit Kontoauszügen und das Zählen des tatsächlichen Geldbetrags im Unternehmen können Manager Betrug oder Geldmissbrauch aufdecken. Die Führung von Kassenbüchern zeigt auch, dass das Unternehmen transparent ist, was in der Regel zu mehr Vertrauen in das Unternehmen führt.