Wenn ein Unternehmen in einem Jahr mehr Ausgaben anfällt, als das Unternehmen an Einnahmen erwirtschaftet, wird dieser Vorfall normalerweise als Nettobetriebsverlust bezeichnet. Der Nettobetriebsverlustrücktrag bezieht sich auf die Anwendung dieses Verlusts auf frühere Steuererklärungen, um zu helfen, zu versteuerndes Einkommen in früheren Jahren auszugleichen. Auf der anderen Seite der Gleichung bezieht sich der Nettobetriebsverlustvortrag auf die Anwendung des Betriebsverlusts auf zukünftige Steuererklärungen, um dieselben Ziele zu erreichen. Um solche Abzüge korrekt anzuwenden, müssen jedoch die Steuervorschriften befolgt werden, während die verbuchten Aufwendungen in der Regel abzugsfähige Aufwendungen sein müssen, die nach dem Steuergesetz des Staates, in dem das Unternehmen angemeldet ist, zulässig sind. Der Grund für solche Abzüge ist, dass ein gewinnbringendes Unternehmen Einkünfte erzielt, die der Besteuerung unterliegen; Daher sollte ein Unternehmen, das Einkommen verliert, nicht mit derselben Besteuerung belastet werden.
Abhängig von den Bestimmungen der Steuergesetzgebung des Staates, in dem das Unternehmen Steuern erhebt, kann der Nettobetriebsverlustrücktrag rückwirkend auf eine bestimmte Anzahl von Jahren angewendet werden – in der Regel zwei Jahre, manchmal jedoch maximal fünf Jahre. Wenn ein Unternehmen beispielsweise Ende 2011 einen Nettobetriebsverlust verzeichnet, wird der Buchhalter diesen Verlust auf die Vorjahre – die sogenannte Rücktragsperiode – zurückführen, in denen das Unternehmen profitabel war und Steuerschulden hatte. Von dort aus berechnet der Buchhalter, wie viel für jedes Jahr anzuwenden ist, und verbucht diesen Betrag dann als Steuergutschrift für 2011. Abhängig von der Höhe des Betriebsverlusts kann dies auch dazu führen, dass das Unternehmen eine Rückerstattung für frühere Zahlungen beantragen kann Steuern bezahlt.
Für den Fall, dass der Betriebsverlust so groß ist, dass der Nettobetriebsverlustrücktrag die Steuerschuld nicht ausreichend gerecht auflösen kann, wird der verbleibende Betrag in der Regel auf zukünftige Erträge angerechnet. Dabei werden die Buchhalter den Nettoverlust im laufenden Jahr verbuchen und im nächsten Steuerjahr den Verlust als Gutschrift anrechnen. Der Vortrag dieses Betrags wird als Vortragsperiode bezeichnet, während der vorgetragene Betrag als Saldovortrag bezeichnet wird.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Regeln für den Nettobetriebsverlustrücktrag nicht für jedes Unternehmen gleich gelten. Darüber hinaus können Einzelpersonen in einigen Rechtsordnungen auch die Regeln für den Nettobetriebsverlust als eine Form der Steuererleichterung verwenden. Für Unternehmen gelten in der Regel andere Regeln als für andere Arten von Unternehmen. Darüber hinaus fallen einige Arten von Unternehmen im Allgemeinen nicht unter die Vorschriften, einschließlich Personengesellschaften, S-Kapitalgesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung. Stattdessen fallen diese Unternehmen in der Regel unter zusätzliche Steuervorschriften, die vorschreiben, wie mit Betriebsverlusten umzugehen ist.