Pro forma bedeutet im Lateinischen „als Formsache“. Der Begriff wird in verschiedenen Branchen verwendet, und jedes Mal, wenn Waren oder Dienstleistungen verkauft werden, kann eine Proforma-Rechnung verwendet werden. Da sie vor dem eigentlichen Verkauf vorgelegt wird, gilt sie nicht als offizielle Rechnung. Vielmehr wird es oft als Vereinbarung zwischen Käufer und Verkäufer verwendet, in der sich der Käufer bereit erklärt, einen Artikel oder eine Dienstleistung vom Verkäufer zu einem bestimmten Preis zu kaufen. Die Informationen auf dieser Art von Rechnung sind normalerweise die gleichen wie auf der Handelsrechnung, nachdem die Transaktion bestätigt wurde, obwohl sich gelegentlich einige Details ändern können.
Eine typische Standardrechnung enthält normalerweise das Datum, den Namen und die Kontaktinformationen sowohl des Käufers als auch des Verkäufers. Es gliedert auch den Preis pro Einheit des verkauften Artikels oder der Dienstleistung sowie eine Beschreibung jedes einzelnen und den Gesamtpreis auf. Auch weitere relevante Angaben, wie die Zahlungsweise und das Datum der Lieferung oder Leistung, stehen häufig auf der Handelsrechnung. Eine Proforma-Rechnung enthält normalerweise alle diese Informationen, obwohl sich der Preis in einigen Fällen ändern kann, bevor die Transaktion abgeschlossen ist. Einige Unternehmen bieten zunächst nur ein allgemeineres Formular an, in diesem Fall werden die eigentlichen Details des Verkaufs erst nach dessen Durchführung ausgefüllt.
Nicht jeder entscheidet sich für eine Proforma-Rechnung, aber sie wird oft vor Abschluss des Verkaufs empfohlen, um Missverständnisse zu vermeiden. Es wird normalerweise als wünschenswerter angesehen als ein Angebot, da so viele Details enthalten sind. Auf dem Formular steht nicht nur der Preis, sondern auch weitere relevante Details wie Liefertermin und Zahlungsbedingungen, damit es auf beiden Seiten keine Überraschungen gibt. Viele Menschen, die eine große Menge an Produkten auf einmal kaufen oder vielleicht eine Finanzierung benötigen, verlangen vor der offiziellen Transaktion eine Proforma-Rechnung.
Obwohl eine Proforma-Rechnung selten als offiziell gilt, wird sie manchmal akzeptiert, wenn keine Standardhandelsrechnungen verfügbar sind. Manchmal wird es ausgestellt, um eine Vorauszahlung zu erhalten, bevor eine Dienstleistung abgeschlossen oder ein Produkt versandt wird. In jedem Fall wird sie in der Regel erst ausgestellt, wenn die Mehrheit der Transaktionsdetails bekannt und von beiden Parteien vereinbart wurde. Im Allgemeinen werden weder in der Kreditoren- noch in der Debitorenbuchhaltung erfasst, bis die offizielle Handelsrechnung erstellt wurde.