Tabellenkalkulationen sind nützlich, um Ausgaben auf mehreren Ebenen zu verfolgen. Ihre Spalten- und Zeilenstruktur ermöglicht es, sie einfach auszudrucken und an Interessierte weiterzugeben. Um die beste Spesentabelle zu erhalten, muss der Benutzer zuerst den Zweck der Tabelle und die gewünschten Ergebnisse ihrer Verwendung definieren. Auch der Kenntnisstand aller Benutzer sollte berücksichtigt werden. Kosten und Verfügbarkeit runden die letzten Kriterien für die beste Spesentabelle ab.
Zur Nachverfolgung der Ausgaben zu Hause sind Tablets mit 25 oder 50 Kopien einer Tabelle für die täglichen Ausgaben in Bürobedarfsgeschäften erhältlich. Diese Formulare bieten Platz zum Nachverfolgen von Mahlzeiten, Autokilometern, Benzinkäufen und anderen Ausgaben. Durch sorgfältige Verwendung dieser Formulare können Benutzer Ausgaben für tägliche, wöchentliche oder andere relevante Zeiträume genau analysieren. Die Formulare sind kostengünstig, überall einfach zu verwenden und kommunizieren die Ergebnisse klar.
Computerversionen der Papiertabelle werden in vielen Arten von Kontoverwaltungssoftware für den Heim- und Bürogebrauch angeboten. Diese Programme haben Unterprogramme, die dieselben Ausgaben verwalten, aber Kategorien wie Schulungen oder Uniformen hinzufügen. Vernetzte Benutzer können die Formulare online ausfüllen und die Ergebnisse werden in das Buchhaltungssystem des Unternehmens einfließen. On- oder offline muss die Spesentabelle klar und eindeutig sein. Anspruchsvollere Programme verfügen über Fehlerprüfroutinen, die die Eingaben des Benutzers filtern und Fehler begrenzen.
Buchhaltungsprogramme auf Unternehmensebene übersehen oft die Notwendigkeit einer Projektsteuerung auf mittleren Managementebenen. Gute Programme bieten Module, die Daten auf Projektebene einfach sammeln, dem mittleren Management präsentieren und die Werte in die Buchhaltungsmodule einfließen lassen. Die besten Programme trennen tatsächlich das Projektmanagement von der Unternehmensbuchhaltung und geben den Projekt- oder Abteilungsleitern die Möglichkeit, Ausgaben auf Unternehmensebene zu genehmigen und einzureichen.
Zwischen kommerziellen Softwarepaketen und kommerziellen Formularen befinden sich von Benutzern entwickelte Formulare und Programme, die kommerzielle Tabellenkalkulationsanwendungen verwenden. Viele Vorlagen sind online verfügbar, die der Benutzer anpassen kann. Spesentabellen können kombiniert werden, um Eingaben für ein anderes Programm bereitzustellen.
Viele Spesenabrechnungen lassen sich nicht effektiv implementieren, weil sie zu kompliziert sind. Der Lohn einfacher Tabellenkalkulationen, solange kritische Informationen gesammelt werden, ist eine höhere Compliance und Genauigkeit. Um Missbrauch zu verhindern, sammeln Unternehmen häufig verschiedene Informationen, die nicht wirklich überprüft oder nützlich sind.
Kindern kann beigebracht werden, ihre eigenen Ausgaben für Kleidung oder Unterhaltung zu verfolgen, um sich auf komplexere Aufgaben im Finanzmanagement vorzubereiten. Das Einkommen einer Familie ist in der Regel festgelegt, und die Ausgabenseite des Budgets ist oft das einzige Element, das verwaltet werden kann. Kinder können ihre eigene Spesenabrechnung auf einfachem, liniertem Papier gestalten und einen ersten Schritt in Richtung finanzielle Unabhängigkeit machen.