Abschlussbuchungen sind die endgültigen Buchführungsbuchungen, die in Buchhaltungsaufzeichnungen erfasst werden, bevor die Buchungsperiode abgeschlossen wird und die Übertragung von Einnahmen- und Ausgabendaten in die Aufzeichnungen vorangetrieben wird, die die nächste Buchungsperiode darstellen. Die am Ende einer Periode eingegebenen Schlussbuchungsdaten dienen als Eröffnungsbuchungsdaten für die neue Periode. Dieser Ansatz ermöglicht es, die Finanzlage der Periode einfach zu bewerten und sich auf eventuell erforderliche Anpassungen in der kommenden Periode vorzubereiten.
Die Anwendung eines Closing-Entry-Ansatzes ermöglicht es, die Auswirkungen sowohl der erzielten Einnahmen oder Erträge als auch der Auswirkungen der Aufwendungen auf das Nettovermögen des Unternehmens zu verstehen. Als Buchhaltungswerkzeug kann die Abschlussbuchung bei monatlichen Buchhaltungsbüchern, die ein Haushaltsbudget verfolgen, genauso effektiv verwendet werden wie bei einer komplizierteren Unternehmensbuchhaltung. In beiden Fällen bietet die Abschlussbuchung einen logischen Datenpunkt, um einen Abrechnungszyklus zu beenden und einen neuen zu beginnen.
Durch eine Schlussbuchung ist es möglich, eine laufende Abrechnungsperiode mit einem Saldo von Null zu beenden. Dies liegt daran, dass ein eventueller Restbetrag als Guthaben behandelt wird. Bei der Übertragung auf die neue Abrechnungsperiode wird der vorhandene Erlös belastet, so dass der Saldo auf diesem Konto Null wird. Gleichzeitig wird der übertragene Saldo als Guthaben oder Saldo für die neue Periode verbucht, sofern der Saldo Erlöse darstellt. Für den Fall, dass der übertragene Saldo Aufwand darstellt, wird er als Lastschrift oder Aufwandsüberleitung angezeigt.
Die Verwendung eines Abschlusspostens als üblicher Buchführungsposten setzt sich heute mit dem Einsatz von Buchhaltungssoftware sowie in Fällen, in denen noch alte Ledger geführt werden, fort. In beiden Fällen ist es einfach, die Abschlussbuchung als Buchhaltungstool zu verwenden, um die Abrechnungsperioden klar abzugrenzen, auch wenn die Bücher sowohl nach Geschäftsjahren als auch nach Kalenderjahren bewertet werden.