Kostenmanagementsysteme stellen eine breite Palette von Werkzeugen dar, die ein Unternehmen verwenden wird, um die in seinem Betrieb anfallenden Kosten zu verfolgen. Ausgangspunkt ist ein Kostenrechnungssystem, das die Konten zur Erfassung und Verrechnung von Kosten darstellt. Verfahren sind ein weiterer Teil von Kostenmanagementsystemen; diese stellen die Richtlinien dar, die ein Unternehmen befolgen wird, um Kosten und Preise der von seinem System produzierten Waren zuzuordnen. Das System erstellt auch ein Tracking-System, mit dem das Unternehmen die tatsächlichen Kosten mit den vorher festgelegten Schätzungen vergleichen kann, um eine Genauigkeitsanalyse durchzuführen.
Die meisten Unternehmen verwenden ein Buchhaltungsbuch, um die Konten einzurichten, die für die Verfolgung interner Finanzinformationen erforderlich sind. Das Ledger enthält Konten, die für die im Produktionsprozess verwendeten Artikel spezifisch sind, z. B. Rohstoffe, Arbeit, Gemeinkosten, Fertigwaren und Verkaufskosten. Die leitenden Buchhalter werden Informationen in Bezug auf Kostenmanagementsysteme in diese Konten einbuchen und sicherstellen, dass der Informationsfluss korrekt ist und mit den Aktivitäten innerhalb des Unternehmens übereinstimmt.
Detaillierte Verfahren sind ein weiterer Aspekt von Kostenmanagementsystemen. Diese Verfahren bestimmen, wie ein Unternehmen Informationen aufzeichnet und die mit dem Produktionssystem verbundenen Kosten erkennt. Zum Beispiel erfassen Buchhalter Käufe, wenn sie vom Unternehmen getätigt werden; die Artikel verbleiben auf den jeweiligen Konten, bis sie in das Produktionssystem übertragen werden. Unternehmen implementieren diese Verfahren, um sicherzustellen, dass sie Lagerbestände korrekt melden und Kosten nicht berücksichtigen, bevor sie der Produktionsabteilung entstehen.
Unternehmen nutzen Kostenmanagementsysteme, um Informationen für Entscheidungen bereitzustellen. Die bereitgestellten Informationen beziehen sich typischerweise auf einzelne hergestellte Produkte und die mit dem Unternehmen verbundene Produktionskapazität. Diese Informationen helfen Eigentümern und Managern bei der Entscheidung, ob sie die Produktion basierend auf internen und externen Faktoren erhöhen oder reduzieren sollten. Interne Faktoren können die Fähigkeit sein, die Produktionsqualität durch die Produktion von mehr Gütern zu verbessern oder die Gemeinkosten durch mehr einzelne Güter zu senken.
Externe Faktoren, die Entscheidungen auf der Grundlage von Kostenmanagementsystemen beeinflussen können, umfassen wettbewerbsfähige Produkte, eine höhere Verbrauchernachfrage oder die Fähigkeit, ein Ersatzprodukt bereitzustellen. Jeder dieser Faktoren kann darauf hindeuten, dass das Unternehmen Waren billiger oder qualitativ besser produzieren kann als ein anderes Unternehmen. Kostenmanagementsysteme können die notwendigen Informationen liefern, um anzuzeigen, dass das Unternehmen einen Kostenvorteil gegenüber anderen Unternehmen hat. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, seinen Marktanteil zu verbessern, indem es seinen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt nutzt und Konkurrenten übertrifft.