Schadensmeldungen sind formelle Mitteilungen eines Versicherten an einen Versicherer, dass eine Art von Schaden eingetreten ist. Viele Versicherer verfügen über ein bestimmtes Dokument, das für die Erfassung einer Schadensmeldung verwendet werden muss, während andere lediglich grundlegende Richtlinien zu den Daten geben, die in der Meldung enthalten sein müssen. Musste früher ein Schadensmeldungsformular schriftlich eingereicht werden, akzeptieren viele Anbieter inzwischen alternative Zustellungsformen.
Die Hauptfunktion einer Schadensmeldung besteht darin, die Versicherungsgesellschaft auf die Zerstörung von etwas aufmerksam zu machen, das durch die Versicherungsbedingungen abgedeckt ist. In einigen Fällen geht diese Benachrichtigung der Einreichung eines förmlichen Anspruchs voraus. Viele Anbieter entsenden jedoch einen Vertreter oder Sachverständigen, um die Höhe des Schadens an dem in der Schadenmeldung genannten versicherten Gegenstand zu begutachten und festzustellen, ob ein Anspruch geltend gemacht werden sollte. Stimmt der Sachverständige mit den Angaben in der Schadenanzeige überein, kann er dem Versicherten an Ort und Stelle helfen, den Schaden geltend zu machen.
In Situationen, in denen es erforderlich ist, vom Anbieter genehmigte Schadensmeldungsformulare zu verwenden, kann sich der Versicherte an einen Vertreter wenden und Kopien des Formulars anfordern. Dies ist häufig der Fall, wenn ein Anbieter verschiedene Arten von Versicherungsschutz abschließt und für jede Art von Police, die den Verbrauchern angeboten wird, ein bestimmtes Format verwendet. Zum Beispiel kann die Zerstörung eines Hauses ein Formular zur Schadensmeldung erfordern, während für Schmuckschäden ein Schadensmeldungsformular erforderlich wäre, das speziell für versicherte persönliche Gegenstände strukturiert ist.
Einzelheiten zur ordnungsgemäßen Benachrichtigung des Versicherers im Schadensfall finden sich in der Regel in den Vertragsbedingungen selbst. Hier findet der Versicherte Informationen darüber, wie schnell der Schaden gemeldet werden muss, in welcher Form und welche unterstützenden Angaben zu machen sind. Das Befolgen der Bestimmungen in der Police trägt dazu bei, dass die erste Schadensmeldung akzeptiert wird und die Bearbeitung des Folgeschadens nicht verzögert wird.
Während die meisten Versicherungsunternehmen früher eine Schadensmeldung in Papierform bei einem Vermittler oder per Post verlangten, akzeptieren heute viele Anbieter Alternativen. Manche halten eine mündliche Mitteilung in Form eines Telefonats zwischen dem Versicherten und dem Versicherer für ausreichend. Andere akzeptieren Benachrichtigungen per E-Mail, wobei die Benachrichtigung im Text der E-Mail oder als Anhang erscheint. Wie bei jeder Art von Verlustmitteilung müssen diese alternativen Optionen an die richtige Abteilung oder Kontaktperson gerichtet werden, um als ordnungsgemäß weitergeleitet zu gelten.