Ledger-Systeme in der Buchhaltung definieren, wie ein Unternehmen seine Finanztransaktionen in Buchhaltungsbüchern erfasst. Es gibt nur sehr wenige Ledger-Systeme, aus denen ein Unternehmen auswählen und effektiv nutzen kann. Der erste Teil des Systems ist die doppelte Buchführung, die Grundlage für alle Journale und Ledger. Zu den Ablegern dieses Systems gehören Cash-Basis- und Periodenbuchhaltung, Systeme, aus denen ein Unternehmen auswählen kann, die definieren, wie es Transaktionen aufzeichnet. Die einflussreichen Entscheidungsträger für diesen Prozess sind in der Regel Eigentümer, Manager und übergeordnete Mitarbeiter des Rechnungswesens.
Die doppelte Buchführung ist ein selbstausgleichender Buchführungsprozess, der einem Unternehmen hilft, seine Bücher zu verwalten. Bei diesen Ledger-Systemen sind zwei Einträge erforderlich, um die Bilanzierungsgleichung auszugleichen: Vermögenswerte gleich Verbindlichkeiten plus Eigenkapital. Jeder Eintrag muss die Gleichung ausgleichen, damit die Buchhaltungsbücher des Unternehmens immer ausgeglichen sind und einen Anschein von Ordnung bewahren. Dies soll nicht heißen, dass die Buchhaltung eines Unternehmens niemals aus dem Gleichgewicht geraten wird; das System hilft, die richtige Aktivität zu unterstützen. Es ist möglich, dass ein Unternehmen ein anderes System verwendet, obwohl dies äußerst selten ist.
Ein weiterer Aspekt von Ledger-Systemen ist der Prozess, mit dem ein Unternehmen seine Transaktionen aufzeichnet. Die beiden Hauptsysteme sind hier Cash-Basis und Periodenrechnung. Beim Cash-Basis-System zeichnet ein Unternehmen Transaktionen auf, wenn Bargeld während eines Ereignisses den Besitzer wechselt. Beispiel: Ein Unternehmen kauft Lagerbestände gegen Bargeld, und ein Buchhalter erfasst dieses Ereignis im Hauptbuch, da es sich um Bargeld handelte. Am Monatsende sollten die Transaktionen im Hauptbuch eines Unternehmens die des Kontoauszugs widerspiegeln, wodurch ein Gleichgewicht für alle Aktivitäten entsteht, das zu einer genauen Finanzberichterstattung führt.
Die Periodenbuchhaltung ist das beliebteste der beiden Hauptbuchsysteme unter dem Dach der doppelten Buchführung. Kurz gesagt, die periodengerechte Rechnungslegung ist das Gegenteil der Rechnungslegung auf Cash-Basis; Transaktionen gehen in die Buchhaltungsbücher ein, wenn sie auftreten. Jedes Mal, wenn ein Unternehmen eine Transaktion vornimmt, die sich auf das Buchhaltungssystem des Unternehmens auswirkt, muss es in die Buchhaltungsbücher aufgenommen werden. Es muss kein Bargeld den Besitzer wechseln, damit diese Transaktionen in den Büchern des Unternehmens vertreten sind. Die periodengerechte Buchführung ist genauer, führt zu einer besseren Berichterstattung und erstellt Berichte, die die wahren Aktivitäten eines Unternehmens widerspiegeln.
Andere Ledger-Systeme können in der Geschäftsumgebung vorhanden sein. Unternehmen können beispielsweise eine Hybridmethode erstellen, die Attribute beider Systeme kombiniert. Es muss jedoch den nationalen Rechnungslegungsstandards entsprechen, um Informationen auf genaue und relevante Weise aufzubewahren.