Auch als Bruttosaldo bekannt, besteht ein Buchsaldo aus dem Betrag der Gelder, die auf einem Konto hinterlegt sind, bevor eine Anpassung dieses Saldos vorgenommen wird. Der Begriff wird auch verwendet, um sich auf den Saldo zu beziehen, der am letzten Tag der aktuellen Bankperiode oder am Ende des Geschäftsmonats auf einem Konto vorhanden ist. Aus dieser Perspektive kann der Buchbestand als Ausgangspunkt für die Abstimmung der Kontounterlagen der Bank und der Unterlagen des Kontoinhabers angesehen werden.
Da der Buchsaldo der Bruttosaldo des Kontos ist, bevor Schecks eingelöst oder Einlagen gebucht werden, kann die Zahl genau widerspiegeln, mit wie viel Geld der Kontoinhaber arbeiten muss oder nicht. Um diesen Betrag zu ermitteln, müssen alle ausstehenden Schecks oder andere Lastschriften von diesem Saldo abgezogen werden. Diese Zahl wird manchmal auch als Nettosaldo bezeichnet und stellt den Rest dar, der nach dem Ausgleich ausstehender Belastungen übrig bleibt. Durch die Berücksichtigung dieser ausstehenden Belastungen minimiert der Kontoinhaber das Risiko, das Konto zu überziehen, Strafen zu zahlen und möglicherweise einen Scheck zurückzugeben.
Bei schwebenden Einlagen ist es in der Regel keine gute Idee, diesen Betrag zum Buchsaldo hinzuzufügen, um zu bestimmen, wie viel vom Kontosaldo abgehoben oder anderweitig verwendet werden kann. Dies liegt an dem sogenannten Float auf den Einlagen. Viele Banken haben die Richtlinie, die Einzahlung nicht auf das Konto zu übertragen, bis die Gelder von der ausstellenden Bank freigegeben wurden. Je nach Art der Einlage kann diese Floating-Periode bis zu drei Werktage dauern. Wenn der Kontoinhaber in der Zwischenzeit einen Scheck schreibt, der den aktuellen Nettosaldo übersteigt, kann dies eine Kettenreaktion von Scheckrückgaben oder anderen nicht zulässigen Belastungen auslösen, da die Einzahlung noch offen ist und nicht tatsächlich auf dem Konto gebucht wird.
Die Kenntnis des Buchbestands zu einem bestimmten Datum ist aus mehreren Gründen wichtig. Zum einen ermöglicht es, die Aufzeichnungen der Bank mit den Aufzeichnungen des Kontoinhabers abzugleichen. Für Unternehmen, die Steuern auf die ausstehenden Salden auf ihren Kassenkonten zahlen müssen, ist es viel einfacher, diese Steuern zu berechnen, wenn sie wissen, wie viel Bargeld an einem bestimmten Tag tatsächlich vorhanden ist. In jedem Fall dient der Buchbestand zu einem bestimmten Datum als Ausgangspunkt, um festzustellen, wo seitdem Abweichungen aufgetreten sind, und ermöglicht es, diese Bilanzierungsprobleme zu korrigieren.