Im Allgemeinen ist ein Kostenelement nur ein Faktor bei den Kosten eines Prozesses. Beispielsweise können die Kosten für die Lagerung von Material oder Betriebsmitteln ein Kostenelement in der allgemeinen Produktion sein. Dennoch kann ein Kostenelement für verschiedene Personen unterschiedliche Bedeutungen haben. Im Rechnungswesen hat eine Kostenart spezifische Verwendungen innerhalb verschiedener Rechnungslegungsmodelle.
Buchhalter verwenden manchmal den Begriff „Kostenelement“, um sich auf eine bestimmte „Funktion“ innerhalb eines Prozesses zu beziehen. In diesem Fall hilft die Betrachtung von Kostenelementen, die Kosten zu kontrollieren und zu melden. Dies ist eine allgemeine Verwendung des Begriffs.
In anderen Situationen kann ein Kostenelement Teil der sogenannten leistungsbasierten Kostenrechnung sein. Die Prozesskostenrechnung geht davon aus, dass die Produktion Aktivitäten erfordert und dass Aktivitäten Kosten verursachen. In diesem Modell beziehen sich Buchhalter auf Kostenelemente, um zu untersuchen, wie Aktivitäten in einem Geschäftssystem Kosten verursachen.
Die Prozesskostenrechnung ersetzt ein einfacheres System der Lohnkostenrechnung oder der einfachen „Produktionsbedingungen“. Ein traditionelles System könnte einen bestimmten Kostensatz für Material, Arbeit usw. nehmen und diesen Kostensatz einem Produktionsvolumen gegenüberstellen. Bei der leistungsbasierten Kostenrechnung sieht es etwas anders aus. Buchhalter identifizieren Aktivitäten und sehen sich an, wie bestimmte Teile eines Prozesses ihren eigenen Preis haben.
Die Arten von Aktivitäten, die Buchhalter bei einer aktivitätsbasierten Kostenrechnung betrachten, sind so vielfältig wie die Gesamtinitiativen in einem allgemeinen Geschäftsplan. In vielen Unternehmen ist die Produktion kein einfacher Prozess. Es gibt Kundenservice, Lagerhaltung, Materialeinkauf, Werbung und vieles mehr. All diese Dinge erfordern in der Regel eigene Abteilungen oder Managementstrukturen. Dies ist einer der Gründe, warum die aktivitätsbasierte Kostenrechnung so beliebt ist.
Ein Teil der aktivitätsbasierten Kostenrechnung kann auch die Betrachtung verschiedener Kosten von Geschäftseinrichtungen umfassen. Wenn ein Unternehmen mehr als einen Standort hat, kann das Markieren der Kosten von jedem Standort Buchhaltern und Unternehmensleitern mehr darüber zeigen, welcher Teil des Unternehmens der teuerste ist. Bei all dem sind Kostenelemente die Art von „Detektivarbeit“, die Buchhalter tun, um die Aktivitäten zu analysieren, die ein Unternehmen Geld kosten.
Innovatives Rechnungswesen mit Kostenelementen ist Teil einer neuen Geschäftsstrategie. Viele dieser Aufgaben können mit Hilfe einer ausgeklügelten Software gelöst werden. Eine allgemeine „Softwarearchitektur“ hilft menschlichen Unternehmensleitern, den komplexen Datenhandling zu verwalten, der in nahezu jeder Art von Unternehmen stattfindet. Da Software und andere Tools umfassendere Analysen zugänglicher machen, kann die Buchhaltung immer komplexer und anspruchsvoller werden. Folglich lernt die Geschäftswelt, einen breiteren Satz von Metriken zu verwenden, um Kosten und Einnahmen zu betrachten.