Ein Bilanzierungshinweis ist eine Information, die einem Jahresabschluss hinzugefügt wird, um ihn zum Nutzen eines Lesers zu verdeutlichen oder zu erweitern. Buchhaltungsnotizen können auf verschiedene Weise formatiert und dargestellt werden. Die meisten Buchhaltungssoftwares verfügen über ein System zum Eingeben von Buchhaltungsnotizen, und Personen können auch Notizen in Büchern und anderen Aufzeichnungen eingeben, die von Hand geführt werden. Wenn Buchhaltungsnotizen vorhanden sind, ist es wichtig, diese bei der Prüfung der Buchhaltungsunterlagen zu überprüfen, da sie wichtige Informationen enthalten können.
Das Grundformat für die Führung von Buchhaltungsunterlagen ist ziemlich starr. Dies kann zu Situationen führen, in denen notwendige Informationen vorhanden sind, aber kein geeigneter Ort, um sie abzulegen. In diesen Fällen wird ein Bilanzierungshinweis verwendet, um die Informationen in einer für die Leser verständlichen Weise bereitzustellen. Diese Notizen werden zusammen mit dem Rest des Kontos angezeigt, damit sie von Personen, die das Konto überprüfen, berücksichtigt werden können.
Buchhaltungsnotizen können kontextualisierende Informationen bereitstellen, die das Verständnis von Buchhaltungseinträgen erleichtern. Es kann eine Information erklären oder erweitern, damit der Leser versteht, warum sie enthalten ist und wie der Buchhalter zu einer bestimmten Zahl gekommen ist. Es kann auch Informationen über Änderungen von Bedingungen bereitstellen, die sich auf einen Buchungseintrag auswirken können. Beim Erstellen von Buchhaltungseinträgen entscheiden die Mitarbeiter, ob zusätzliche Informationen relevant oder wichtig sind, und können optional eine Buchhaltungsnotiz hinzufügen, um diese Informationen bei Bedarf zu kommunizieren.
Eine andere Verwendung einer Buchhaltungsnotiz kann in einem Buchhaltungssystem sein, das von einem großen Unternehmen verwendet wird, wo viele verschiedene Personen Zugriff auf Aufzeichnungen haben und in der Lage sein müssen, Informationen zu kommunizieren. Notizen können verwendet werden, um die Interaktion mit bestimmten Kunden oder Unternehmen zu verfolgen und Hintergrundinformationen bereitzustellen, die für Personen in anderen Abteilungen nützlich sein können. Ein Kundendatensatz könnte beispielsweise eine Buchhaltungsnotiz enthalten, die besagt, dass der Kunde an einem Zahlungsplan arbeitet, um aktuell zu werden, oder dass ein Teil des Kundenkontos erlassen wurde und nicht mehr als ausstehend betrachtet wird.
Manchmal ist ein Buchhaltungseintrag mit einer kleinen hochgestellten Zahl gekennzeichnet, die einer Fußnote am Ende oder am Ende des Berichts entspricht. In anderen Fällen können Buchhaltungsnotizen in derselben Zeile wie die Buchung eingegeben werden, um sie leichter einzusehen. Buchhaltungsnotizen können auch einen nützlichen historischen Kontext liefern; Historiker können viel mehr aus kommentierten Buchhaltungsbüchern herausholen als aus knappen Buchhaltungsunterlagen.