Rechnungsabgrenzungsposten sind Aufwendungen, die bis zum tatsächlichen Eingang der an der Transaktion beteiligten Güter oder Dienstleistungen als Vermögenswerte ausgewiesen werden. Im Wesentlichen ist ein Rechnungsabgrenzungsposten eine Bilanzierungsstrategie, mit der Ausgaben im Zusammenhang mit Vorauszahlungen in der Erwartung berücksichtigt werden, dass zu einem späteren Zeitpunkt eine Art von Produkt oder Nutzen als Gegenleistung erhalten wird. Aus dieser Sicht fungiert ein Rechnungsabgrenzungsposten als Gegenstück zu einem Rechnungsabgrenzungsposten, der in den Buchführungsbüchern als Verbindlichkeit ausgewiesen wird, bis der Lieferant die mit der Vorauszahlung verbundenen Waren oder Dienstleistungen tatsächlich erbringt.
Bei einer Entgeltumwandlung handelt es sich um die Vorauszahlung einer Art ausstehender Ausgaben. Ein gängiges Beispiel für eine Entgeltumwandlung ist die Zahlung von Miet- oder Leasinggebühren für mehrere Monate im Voraus. Der Emittent der Vorauszahlung führt den Betrag der Transaktion als Vermögenswert in seinen Buchführungsbüchern, bis die Vorauszahlung auf die tatsächlich von der Zahlung abgedeckten Monate angerechnet wird. Ist die Entgeltumwandlung erschöpft, kann die Emittentin die Entgeltumwandlung ordnungsgemäß als beglichene Lastschrift oder Verbindlichkeit erfassen.
Ein Rechnungsabgrenzungsposten ist das Gegenstück des Emittenten zu dem vom Empfänger der Vorauszahlung erfassten Rechnungsabgrenzungsposten. Beim Rechnungsabgrenzungsposten erfasst der Empfänger die Zahlung als Verbindlichkeit, bis die Produkte oder Dienstleistungen tatsächlich an den Aussteller der Zahlung erbracht werden. Der Emittent verbucht den gleichen Saldo als Vermögenswert in seinen Büchern, bis die entsprechenden Waren oder Dienstleistungen vom Empfänger bereitgestellt werden. Diese Kombination von Buchhaltungsstrategien hilft, die Buchhaltungsunterlagen für Käufer und Verkäufer während des Zeitraums zwischen der Zahlung einer Zahlung und dem Erhalt der versprochenen Waren und Dienstleistungen synchron zu halten.
Die Gewährung einer Vorauszahlung als Entgeltumwandlung ist oft für beide Seiten hilfreich. Der Zahlungsaussteller hat oft die Gewissheit, für kurzfristig zu erbringende Leistungen bereits teilweise oder vollständig bezahlt zu haben. Gleichzeitig kann der Empfänger der Entgeltumwandlung die Mittel häufig nutzen, um seine Verpflichtung gegenüber dem Käufer zu erfüllen. Dadurch profitieren beide Parteien von der Transaktion und profitieren letztendlich von der Vereinbarung.