Es gibt mehrere Schritte für den Scheckbuchabgleich, aber sie können alle auf eine wesentliche Aufgabe reduziert werden: die vollständige Verfolgung der Ein- und Auszahlungen eines Girokontos, um sicherzustellen, dass Bankunterlagen und die Aufzeichnungen des Kontoinhabers übereinstimmen. Der Scheckheftabgleich wird auch als Scheckheftabgleich bezeichnet. Das Ausbalancieren des Scheckhefts ist ein nützliches Werkzeug, um alle Ausgaben und Einlagen genau im Auge zu behalten.
Der erste Schritt zum Scheckbuchabgleich besteht darin, etwas auszuwählen, auf dem alle Einzahlungen und Transaktionen aufgezeichnet werden. Die meisten Leute entscheiden sich dafür, das Scheckbuchregister zu verwenden, das von den Banken in jedem Scheckheft bereitgestellt wird. Dies ist einfach ein Satz Blätter vor oder hinter einem Scheckheft, das eine Reihe von Leerzeilen enthält. Mit dem Register kann man jede Einzahlung, Transaktion und verdiente Zinsen erfassen; Es sind auch Felder vorhanden, um einzelne Schecknummern aufzuzeichnen. Solche Daten ließen sich natürlich auch an anderer Stelle leicht zusammentragen – in einem Notizbuch oder einem anderen Schreibblock. Wenn Stift und Papier nicht bevorzugt werden, bieten Computer verlockende Alternativen, wie zum Beispiel verschiedene Arten von Tabellenkalkulationssoftware, die Möglichkeiten bietet, ein Scheckbuch auszugleichen. Viele dieser Programme haben eingebaute Taschenrechner, die automatisch auch Zahlen zählen.
Sobald sich für ein Scheckbuchabstimmungs-Buchhaltungstool entschieden wurde, sollte die Person alle getätigten Einzahlungen und Transaktionen in chronologischer Reihenfolge aufzeichnen. Jede Transaktion oder Einzahlung sollte in einer separaten Zeile erfasst werden. Einlagen umfassen jedes Geld, das einem Girokonto hinzugefügt wird, einschließlich aller verdienten Zinsen. Transaktionen umfassen alle Debitkartenkäufe, Abhebungen, Zahlungsanweisungen und ausgestellten Schecks. Für viele ist es am einfachsten, Transaktionen und Einzahlungen unterwegs zu erfassen, um den Kontostand jederzeit im Blick zu behalten und am Monatsende nicht lange zu sitzen und alte Belege zu sortieren.
Am Ende eines jeden Monats veröffentlicht die Bank eine Aufstellung der letzten Aktivität des Girokontos. Dies wird als Kontoauszug bezeichnet und enthält alle Einzahlungen, Abhebungen und Transaktionen auf dem Konto. Wenn der Kontoinhaber den ganzen Monat pflichtbewusst alle Aktivitäten auf dem Konto erfasst hat, sollte es nur wenige Minuten dauern, sich mit dem Kontoauszug zusammenzusetzen und sicherzustellen, dass die einzelnen Kontodaten mit denen der Bank übereinstimmen. Dies ist ein einzigartig wichtiger Schritt für den Scheckbuchabgleich, da er dem Einzelnen die Möglichkeit gibt, von der Bank gemachte Buchhaltungsfehler zu erkennen.
Online-Banking hat die Art und Weise, wie viele Menschen den Scheckbuchabgleich angehen, verändert. Banken ermöglichen es heute Einzelpersonen, sich in ihre Bankkonten einzuloggen und aktuelle Aktivitäten zu überwachen. Wenn Einzelpersonen sich regelmäßig anmelden, um ihre Kontoaktivitäten zu überwachen, kann Online-Banking ein starker Verbündeter bei der steuerlichen Verantwortung sein. Es ist jedoch nicht unbedingt ein vollständiger Ersatz für den manuellen Ausgleich eines Scheckhefts. Wie jedes andere Finanzinstrument sind der Scheckbuchabgleich und das Online-Banking nur so gut wie das Engagement des Einzelnen, sie zu nutzen.