Eine Kassenprüfung ist eine Art von Rechnungsprüfung, die sich auf Bargeldtransaktionen konzentriert, die zwischen einem identifizierten Start- und Enddatum durchgeführt werden. Eine solche Prüfung kann als vollständig oder teilweise angesehen werden, je nachdem, ob nur bestimmte Transaktionen bewertet werden oder ob jede für den Prüfungszeitraum relevante Bartransaktion überprüft wird. Der Zweck einer Kassenprüfung besteht darin, sicherzustellen, dass alle untersuchten Transaktionen in Übereinstimmung mit den allgemein anerkannten Buchführungsverfahren durchgeführt wurden und dass die Transaktionen den Richtlinien und Verfahren des beteiligten Unternehmens entsprachen.
Im Allgemeinen ist eine Kassenprüfung so strukturiert, dass sie zwei Zwecke erfüllt. Die erste konzentriert sich auf die Art der Bareinzahlungen oder Beiträge, die erhalten werden, und wie sie in den Buchhaltungsunterlagen erfasst werden. Neben der Prüfung von Geldeingängen wird die Prüfung auch jede Art von Auszahlungen, die als Bartransaktionen vorgenommen werden, genau untersuchen, um sicherzustellen, dass diese Auszahlungen ordnungsgemäß dokumentiert sind und mit der entsprechenden Genehmigung erfolgt sind. Abschließend wird durch die Kassenprüfung auch sichergestellt, dass die Ein- und Auszahlungen so aufeinander abgestimmt sind, dass der ausgewiesene Kassenbestand bzw. der Kassenbestand durch die Kombination der Kassentransaktionen gerechtfertigt ist.
Der Umfang einer Kassenprüfung kann sich auf bestimmte Arten von Bargeldtransaktionen konzentrieren oder eine Gesamtbewertung der Transaktionen umfassen, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums durchgeführt wurden. Eine Kassenprüfung würde sich beispielsweise nicht mit anderen Bargeldtransaktionen als denjenigen betreffen, die die Beiträge auf das Portokassenkonto und die Auszahlungen davon betreffen. In anderen Fällen kann eine Vollprüfung als Vorbereitung der Bücher für den Abschluss am Ende eines Kalender- oder Geschäftsjahres oder sogar zur Vorbereitung der jährlichen Steuererklärung erforderlich sein. Für den Fall, dass ein Verdacht auf eine falsche Handhabung von Unternehmensgeldern oder Vermögenswerten besteht, besteht eine gute Chance, dass ein Verwaltungsrat oder andere eine vollständige Prüfung der Rechnungsbücher fordern, anstatt sich mit einer Teilprüfung nur ausgewählter Arten von Transaktionen.
Während ein Unternehmen wahrscheinlich mindestens einmal im Jahr eine Kassenprüfung durchführen wird, kann der Prozess tatsächlich jederzeit implementiert werden. Es ist lediglich erforderlich, ein Startdatum und ein Enddatum für die zu bewertenden Transaktionen sowie die Art der betreffenden Bartransaktionen anzugeben. Eine solche Prüfung kann problemlos für einen Kalendermonat, ein einzelnes Quartal eines Jahres oder sogar als halbjährliche Prüfung durchgeführt werden, die es ermöglicht, Probleme zu einem früheren Zeitpunkt im Geschäftsjahr zu identifizieren und abzugleichen, anstatt es zu versuchen also am ende einer längeren zeit. Obwohl die Idee einer Kassenprüfung manchmal den Gedanken heraufbeschwört, dass jemand vorsätzlich mit den Kassenbeständen des Unternehmens falsch umgegangen ist, werden bei einer Prüfung auch einfache Buchungsfehler festgestellt, die manchmal auftreten, um die Buchungen zu korrigieren und die Buchhaltungsunterlagen des Unternehmens zu führen genau und aktuell.